Todos falam sobre os benefícios da nuvem para empresas, mas qual o verdadeiro valor de tudo isso? O Cloud Computing pode agregar várias capacidades computacionais, como por exemplo, memória, armazenamento, cálculo, entre outros, em servidores compartilhados na internet.  Isso significa que não é mais necessário manter uma infraestrutura completa de TI na sua empresa, pois servidores, programas e arquivos podem ser acessados de qualquer lugar remotamente por meio da internet.

O pequeno e médio empreendedor pode beneficiar seu negócio alugando esses serviços de acordo com as suas necessidades. Com esse modelo é possível investir em tecnologia de maneira mais eficaz e com um custo infinitamente menor.

Um grande exemplo de como a nuvem pode beneficiar o seu negócio é o Office 365. A solução da Microsoft contempla inúmeros recursos que vão ampliar as suas oportunidades e potencializar a produtividade da sua empresa sem pesar no bolso.

O Office 365 possui todos os recursos clássicos do Microsoft Office disponível inteiramente na nuvem. Dessa forma, toda a equipe pode trabalhar junto com facilidade em qualquer lugar, com acesso a e-mails, webconferência, documentos, calendários, etc. Tudo isso sem esquecer a segurança empresarial que é imprescindível para o seu negócio.

O Office 365 é uma solução que contempla:

Que tal ter acesso a tudo isso para o seu empreendimento por apenas US$ 6,00? Confira os planos do Office 365 para pequenas e médias empresas e tenha soluções diferenciadas para o seu negócio com o que há de mais inovador em tecnologia da Microsoft.  Unifique seus recursos, potencialize suas oportunidades e abra espaço no mercado.

Um país se constrói com a educação, certo? Pensando nisso, a Microsoft trabalhou de maneira colaborativa com educadores para fornecer produtos, aplicações, tecnologias e soluções que aprimoram o aprendizado de maneira contínua.

Com esse objetivo, surgiu a Semana de Educação que propõe diversos webcasts entre 31 de outubro a 4 de novembro de 2011. O formato de webcast facilita a participação, dessa forma todo mundo poderá acompanhar os diversos temas abordados relacionando sociedade, tecnologia e educação.  Basta se inscrever e acessar os webcasts on-line, sem a necessidade de se deslocar ou sair do seu local de trabalho.

Confira esta entrevista sobre tecnologia e bons negócios.

Sendo assim, a tecnologia não só pode como deve estar no dia a dia do processo educativo, facilitando o trabalho dos profissionais e enriquecendo a experiência dos alunos. É exatamente por isso que a Microsoft valoriza educadores de todo o país e promove, pelo sexto ano consecutivo, o Prêmio Educadores Inovadores que tem como objetivo reconhecer os melhores projetos educacionais que fazem uso da tecnologia, desenvolvido por educadores de escolas públicas (estaduais, municipais ou federais), particulares, Fundações, Secretarias Municipais e Estaduais de Ensino, Núcleos de Tecnologia Educacional (NTEs ou NRTEs) e Escolas Técnicas Públicas. O objetivo é incentivar o desenvolvimento de ações de incorporação das tecnologias em atividades que proporcionem um melhor desempenho da comunidade escolar.

Dessa forma, a premiação propicia a criação de referências importantes e experiências que favorecem a transformação da escola em um espaço de aprendizagem contínua – para educadores, educandos e comunidade de seu entorno -, bem como a valorização de suas lideranças e o reconhecimento da importância de seu papel para a criação de uma cultura de uso de tecnologias nos ambientes educacionais.

Os interessados têm até o dia 26 de junho para inscreverem seus projetos nas seguintes categorias: Aprendizagem Colaborativa, Aprendizado em Sala de Aula, Construção do Conhecimento e Pensamento Crítico, Escola Técnica, Escola Particular e Educador Inovador.

As inscrições são feitas diretamente pelo site do Prêmio Educadores Inovadores 2011 onde é possível também conhecer mais sobre o evento, ter acesso ao regulamento completo e divulgar a sua escola.

Assim como a educação, quando mais cedo você enviar seu projeto, mais chances ele têm para ser um vencedor!

Há um modelo sociológico chamado Curva de Adoção de Tecnologia que classifica as pessoas em 5 categorias quanto à adoção de novas tecnologias: Inovadores (Innovators), Adotadores iniciais (early-adopters), Maioria inicial (Early majority), Maioria tardia (Later majority) e Retardatários (Laggards).

Os inovadores e os early-adopter são as pessoas que rapidamente adotam novas tecnologias e já utilizam as redes sociais como parte do seu dia-a-dia pessoal e profissional. A maioria inicial e tardia são pessoas que adotam as tecnologias depois de estarem realmente consolidadas, e os retardatários são pessoas altamente resistentes às novas tecnologias.
Entenda cada perfil:

1.   Inovador – Aquele amigo que sempre te apresenta uma novidade tecnológica que ninguém mais conhece. Exemplo: É o amigo que sabia do lançamento do IPAD antes de ser divulgado nas grandes mídias.

2.   Early-adopter – Começam a usar e testar novas tecnologias com rapidez. Em geral, ensinam amigos e colegas como usar uma nova tecnologia. Exemplo: Pessoas que adotaram o MSN e mostraram para os amigos como usar.

3.   Maioria inicial - Adota a tecnologia quando percebe uma utilidade real para seu dia-a-dia. Exemplo: Adota o MSN/Skype quando percebem que podem economizar em ligações telefônicas.

4.   Maioria tardia – Mais conservadores e com maior resistência em adotar novas tecnologias. Em geral, adotam a tecnologia quando todos amigos já estão utilizando. Exemplo: Passam a usar o e-mail quando ninguém mais tem fax.

5.   Retardatários - Muito conservadores e com resistência a mudanças. Em geral, são mais velhos e somente adotam a tecnologia quando a antiga não está mais disponível. Exemplo: Enviam fax até que as outras pessoas se recusem a receber via fax e peçam para enviar por e-mail.

E como estes diferentes perfis interferem nas ações de marketing das empresas?

Para compreender melhor vamos usar uma metáfora: Imagine um time de futebol composto de 11 atacantes. É provável que faça muitos gols, mas as chances de perder a partida são altas. Imagine a situação oposta: Um time com 11 zagueiros! Pode não tomar gols, mas também não marcará nenhum.

A lógica é a mesma com o perfil de adoção de tecnologia. Se sua empresa possui pessoas mais conservadoras ficará na retranca quando o assunto for redes sociais, sendo muito comum empresas com este perfil de pessoas encontrarem justificativas para “comprovar” que redes sociais não trazem retorno.

Do lado oposto, empresas com perfil de adoção de novas tecnologias tem a tendência a focarem apenas em ações de marketing digital, e deixam de enxergar boas oportunidades de marketing em ações offline como eventos, feiras e mídias tradicionais (TV, rádio, revistas).
As pessoas tomam decisões com base em experiências pessoais e na emoção, porém o gestor da pequena/média empresa ou o profissional de marketing/comunicação deve ter uma clara compreensão em qual perfil ele se encaixa para que suas decisões não sejam tendenciosas.

Se já é um usuário assíduo de Twitter, irá compreender e adotar com maior facilidade estratégias que envolvam ações no Twitter. Uma pessoa com perfil mais conservador (maioria tardia) poderá rejeitar ações em mídias desconhecidas (para ele) e aprovar investimentos em mídias mais tradicionais como televisão e revistas.

A solução é ter equipes de marketing com pessoas de diversos perfis de adoção de tecnologia e trabalharem em conjunto, sem tentarem convencer um ao outro que uma tecnologia é melhor do que a outra.

De qualquer maneira, aprender é sempre bom e agrega valor para qualquer pessoa. Que tal se tornar um “early-adopter” e ser o primeiro a trazer uma novidade?

Você sabia que o Microsoft Office e o Facebook fizeram uma parceria para disponibilizar o Office Online? Visite o site www.docs.com e crie documentos do Word, planilhas do Excel e Apresentações do PowerPoint online.

Marcio Okabe é formado em Engenharia Eletrônica pela Unicamp e pós-graduação em Administração pela FGV, trabalha com internet desde 1997. Certificado GAP (Google Advertising Professional) e especialista em SEO (search engine optimization). Já ministrou palestras/cursos para mais de 1000 pessoas em várias cidades do Brasil. Trabalhou no Terra como especialista em SEM (search engine marketing).

Antigamente, as empresas de pequeno e médio porte não acreditavam na tecnologia como uma ferramenta que implicaria em seu crescimento e expansão. Muitas achavam que estas soluções só poderiam ser utilizadas por grandes empreendimentos. No primeiro evento online do blog Pensando Grande, que aconteceu ontem (05/04), especialistas mostraram aos empreendedores que este cenário não corresponde à realidade. Com dicas práticas, os participantes provam que ferramentas gratuitas e de fácil acesso, como as criadas pela Microsoft, favorecem o planejamento e a condução dos negócios em fase inicial. Comandado pelo jornalista Heródoto Barbeiro, o Pensando Grande Ao Vivo foi acompanhado por milhares de Empreendedores de todo o Brasil e a hashtag do evento no Twitter, #pensegrande, chegou aos trending topics de São Paulo.

Hoje, as pequenas empresas se destacam por terem cerca de 80% da força de trabalho, isso mostra o crescimento e a importância no mundo empreendedor. O Diretor de Negócios e Parcerias da Microsoft, Luis Banhara, vê neste o momento mais adequado para unir aos profissionais as tecnologias que mantenham essa elevação. “A computação na nuvem é uma das ferramentas que auxilia o pequeno empreendedor a escolher os melhores serviços e conduzir o seu negócio com mais segurança”, destaca Banhara. Hoje o pequeno empreendedor tem acesso às mesmas soluções utilizadas por grandes empresas, este é o poder da nuvem.

Essa tecnologia está disponível para todos e com seu uso correto chega a se transformar no braço direito da empresa, como afirmou o fundador da Biz Revolution, Ricardo Jordão. Ele defende que o planejamento de TI (Tecnologia da Informação) esteja presente em todos os setores da empresa permitindo uma evolução e crescimento simultâneo dos colaboradores. Muitas vezes, esse planejamento não precisa ser realizado pela própria empresa, existem maneiras de terceirizar os serviços e garantir uma renovação na produção, como enfatiza o Gerente de Pequenas e Médias Empresas da Microsoft Brasil, Maurício Ferreira.

Contudo, não são apenas os funcionários que se beneficiam com a tecnologia, as vendas também são favorecidas, por isso que e-commerce está cada vez mais presente e mais forte entre os pequenos negócios.

Tecnologia e planejamento

O atual momento da economia brasileira está propício aos pequenos e médios empreendedores. Segundo Ricardo Jordão, essas empresas precisam seguir uma trilogia para conquistar clientes e elevar as vendas: começar pequeno, pensar grande e crescer rápido. Para isso, é importante entender seguir nesta direção.

Tudo começa em conhecer o universo do empreendedorismo, detectar as necessidades para se abrir um negócio e estar disposto a se dedicar totalmente a essa realização. “Muitas vezes o empresário trabalha muito mais do que quando era funcionário”, diz Juliano Seabra, Diretor de Educação e Cultura da Endeavor.

Planejamento: isso é pensar grande. Todo o negócio precisa de um investimento e muitas vezes esse capital vem de empréstimos ou linha de créditos. Se antes os gerentes de banco empurravam qualquer valor para um cliente iniciar seu empreendimento, agora os bancos se preocupam em dar um suporte e criar parcerias com seus clientes, acredita Carlos Eduardo Maccariello, Diretor da Área de Empresas do Banco Itaú. “Grandes motivos levam a empresa a manter uma vida saudável, isso depende da determinação de locais para implantar seu negócio, foco, linha de desenvolvimento, administração de custos e nesse momento o banco surge para facilitar o negócio”, destaca.

Estar atento a esses pontos ajuda a direcionar seu empreendimento em um caminho mais seguro, entretanto, como diz Juliano Seabra, existem alguns motivos que levam a empresa a morrer como a falta de conhecimento do empreendedor, a fragilidade para suportar os sacrifícios, o mal planejamento e o gerenciamento da empresa: como fluxo de caixa, gestão de pessoas e a relação com os clientes.

Marketing entre empresa e clientes

“Infelizmente as pequenas empresas não sabem fazer marketing da forma correta. Marketing não é anuncio, nem propaganda, nem comercial, na verdade é muito mais do que uma bela campanha. Está presente no desenvolvimento de um planejamento estratégico da empresa. É a capacidade de olhar e analisar o mercado, o consumidor e as mídias” afirma Bruno Mello, editor executivo do Mundo do Marketing.

Entender o cliente é o principal cuidado que a empresa deve ter antes de buscar as vendas, a fidelização garante mais resultados do que apenas lucro. Saber o que mais atrai o cliente, suas vontades e necessidades facilita o relacionamento entre empresa e clientes. A maioria dos varejistas investe entre 2 e 3% do seu lucro nessa área, dependo do setor e do mercado visados pela empresa.

A tecnologia pode ajudar o empreendedor a compreender seu público. “Redes sociais e marketing são fundamentais para se relacionar e entender os consumidores, resolver problemas e saber como dialogar com eles, as vendas são consequências do relacionamento da marca com os clientes”, aponta Mello, que ainda destaca que a marca é a reputação da empresa.

O marketing não funciona apenas no diálogo fora da empresa, por meio de campanhas internas eficazes e incentivo de vendas aos seus funcionários o empreendedor pode incentivar seus colaboradores a atender melhor os clientes sem gastar muito, pois a empresa paga de acordo com a evolução dos negócios e apenas quando ganha. “Investir no marketing de forma planejada é o ideal”, finaliza Mello.

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A maneira como uma organização lida com um incidente tecnológico catastrófico pode literalmente elevar ou derrubar as perspectivas para o sucesso futuro. Recentemente, uma pesquisa da Universidade do Texas determinou que, das empresas que passaram por um desastre tecnológico, 43% não conseguiram se recuperar. E num prazo de dois anos, 50% das empresas afetadas encerraram totalmente suas atividades. Para as pequenas empresas, os riscos são ainda maiores. De acordo com uma pesquisa da DTI/Price Waterhouse Coopers, 7 entre 10 pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano.

O custo de tempo e dinheiro para recriar dados perdidos é significativo. De acordo com a National Computer Security Association, o impacto de recriar apenas 20MB de dados perdidos pode variar muito de acordo com o departamento:

- 19 dias e US$ 17.000 (dados de vendas/marketing)

- 21 dias e US$ 19.000 (dados contábeis)

- 42 dias e US$ 98.000 (dados de engenharia)

Danos à propriedade intelectual, informações confidenciais de clientes ou outros dados críticos de negócios ou a sua perda completa, podem resultar em danos para a sua marca, na perda da confiança de clientes e parceiros e numa redução significativa nas vendas. Assim, como a sua empresa seria afetada se sofresse um desastre tecnológico? Quanto tempo levaria para se recuperar (e qual seria o custo)?

Prevenindo problemas antes que eles ocorram

Para se proteger contra desastres tecnológicos que possam enfraquecer ou destruir um negócio, o fundamental é ser pró-ativo. A Microsoft ajuda você a instalar proteções adequadas para gerenciar riscos antes que ocorra uma tragédia, de forma que você possa mitigar (ou eliminar totalmente) vulnerabilidades resultantes de um ataque cibernético, de uma falha no sistema ou de um software mais antigo.

Proteção Contra Acesso Não Desejado – O Sistema de Arquivos com Criptografia (EFS) do Windows 7 Professional permite a você armazenar informações no seu disco rígido em um formato criptografado (ou ilegível), de forma que você possa manter seguras as informações confidenciais.

Prevenção Contra Spyware e Malware– O Microsoft Security Essentials é uma solução abrangente anti-malware projetada para gerenciar a segurança em tempo real, defendendo contra vírus, rootkits, cavalos de Tróia e spyware. Além disso, o Internet Explorer ajuda a proteger contra malware, phishing e ameaças emergentes não convencionais, ativado por padrão.

Backup de Dados – O Backup Avançado do Windows 7 Professional faz o backup dos seus dados em intervalos regulares. Além disso, os serviços online podem fornecer backup seguro de dados com armazenamento externo que é tanto confiável como econômico. Você também pode armazenar, acessar e compartilhar arquivos usando a ferramenta gratuita Windows Live™ SkyDrive.

Atualização de Software - O Windows Update fornece as mais recentes atualizações da Microsoft para o sistema operacional, software e hardware de um computador.

Construindo seu Plano de Emergência

Embora façamos o nosso melhor para evitar problemas, às vezes o impensável acontece. Um bom plano básico lida com as necessidades que envolvem software, dados, hardware e clientes:

Em qualquer negócio, com um pouco de planejamento se vai longe. Se uma tragédia atingir sua infraestrutura computacional, um sólido plano de emergência tecnológico fornecerá a você um roteiro claro e acionável para fazer backup do seu negócio, mantê-lo em funcionamento e lucrativo, num piscar de olhos.

Na semana passada você viu aqui no Pensando Grande alguns passos simples e pró-ativos que podem ajudar a fortalecer a sua empresa e aumentar a produtividade. Na segunda parte desta série, mostraremos medidas adicionais que você pode tomar para resolver problemas de forma mais rápida, minimizar o tempo de inatividade e manter sua pequena empresa pronta para prosperar em um ambiente cada vez mais frenético e explosivo.

ERRO 6: Ter uma mentalidade ‘instale e esqueça’

Você provavelmente leva seu carro para fazer ajustes e trocas regulares de óleo, mas você lida com a sua tecnologia com o mesmo tipo de manutenção de rotina? Mesmo as mais poderosas tecnologias precisam de atenção contínua para garantir o máximo desempenho — e são necessários apenas poucos minutos de manutenção para manter seus sistemas funcionando sem problemas.

Para evitar os atrasos inevitáveis do sistema que ocorrem como resultado de ignorar ou evitar as atualizações do computador, é melhor executar semanalmente atualizações do sistema e antivírus (use este link para verificar se o seu computador é adequado para uma atualização do Windows), crie pontos de restauração e faça backup regularmente de seus documentos. É também uma boa ideia limpar o cache do seu navegador, excluir mensagens de email antigas e executar o Desfragmentador de Disco e a Limpeza de Disco todos os meses para aumentar o desempenho do seu computador.

ERRO 7: Hesitar para pedir ajuda

Há muitos problemas de TI que você pode resolver sozinho de forma bastante rápida. Mas algumas situações, como otimizar a compra das principais tecnologias ou o reparo de equipamento defeituoso, podem requerem mais tempo — e energia — do que você pode prever. Assim, como você pode determinar o momento certo para recorrer ao suporte profissional de TI?

Quando a correção de um problema de TI parecer que irá demorar mais tempo do que você gostaria — ou se você simplesmente quer ter certeza de que os sistemas estão sendo configurados ou reparados da maneira certa desde o início — é uma boa hora para pedir ajuda. A erradicação de vírus e spyware de computadores infectados, por exemplo, pode ser uma tarefa mais apropriada para profissionais.

Se você está enfrentando um desafio tecnológico complexo, um consultor profissional pode ajudá-lo a economizar minutos, horas, ou mesmo dias. Isso porque um profissional qualificado de TI é especialista em identificar e solucionar questões complexas rapidamente, pode determinar os investimentos apropriados em hardware e software para a sua organização e inserir serviços pró-ativos de monitoramento e manutenção no local para minimizar ou eliminar o tempo de inatividade.

ERRO 8: Usar vários fornecedores e sistemas operacionais

De acordo com a IDC (International Data Corporation), 36% das empresas sobreviventes contam com dois ou mais sistemas operacionais — o que requer muito trabalho para gerenciá-los.  A empresa de pesquisa indica que aqueles que padronizam não apenas os sistemas operacionais como também o hardware e o software possuem “os mais altos níveis de retorno sobre o investimento” e menos custos associados a treinamento, implantação de atualizações e gerenciamento de sistemas.

Até certo ponto, isso se deve ao fato de que a resolução de problemas em sistemas diferentes  requer mais investigação sobre cada problema. E se você precisar substituir componentes de hardware terá de localizar as notas de compra para determinar quais peças cada sistema necessita — e isso, evidentemente, toma um tempo que você poderia gastar melhor conduzindo o seu negócio.

Isso não significa que você precisa atualizar todo o seu sistema de hardware e software de uma vez, mas quando for realmente atualizar seus computadores, “certifique-se de comprar apenas computadores de classe executiva, e sempre do mesmo modelo”, afirma o guru de suporte de TI, Michael Cooch. É também prudente usar o mesmo sistema operacional e os mesmos pacotes de aplicativos em todos os seus computadores, de forma que todos os funcionários tenham acesso ao mesmo conjunto de ferramentas. Assim, se qualquer problema surgir, você poderá solucioná-lo de uma só vez — e aproveitar as ferramentas do Windows 7 Professional, como o Gravador de Passos, para gravar, anotar e salvar os passos para uma resolução mais rápida no futuro.

ERRO 9: Adiar a substituição do hardware

A tecnologia, assim como todas as outras coisas, possui um ciclo de vida determinado.  E é por esse motivo que, como um relatório indica, “Os contadores geralmente amortizam os computadores depois de três ou quatro anos.” Depois disso, o hardware está propenso a falhas — e adiar a substituição do hardware pode realmente acabar custando mais do que a compra de um novo equipamento.

Darin Stahl, analista do grupo Info-Tech Research, sugere que adiar as atualizações tecnológicas pode parecer uma escolha prudente, mas que “realmente está tendo um custo para você.” Considere a pesquisa conduzida pela Tech Aisle, que indica que o custo de manutenção de computadores novos pode ser até 150% menor que o de computadores mais antigos — ainda que 40%dos computadores das pequenas empresas tenham mais de três anos de uso.

Com o software mais moderno sendo executado no hardware mais recente, você irá se beneficiar da maior velocidade de processamento e da operação mais tranquila — que resultam em mais tempo, flexibilidade e produtividade para a sua organização.

ERRO 10: A falta de um plano de emergência

O que aconteceria à sua empresa se você perdesse os arquivos de contas a receber, ou se a lista de contatos fosse destruída? Um contratempo tecnológico arruinaria para sempre o seu negócio?

A falta de planejamento é citada como uma das principais razões da falência de uma pequena empresa, de acordo com a SBA e a SCORE. E isso inclui tanto a preparação para um desastre — como o planejamento para a recuperação e o crescimento. É por esse motivo que é importante saber quais perdas seriam mais prejudiciais às suas atividades, já que o conhecimento de suas vulnerabilidades pode ajudá-lo a se preparar para eventos inesperados — e potencialmente devastadores. Isso engloba não apenas fazer backup dos arquivos e usar sistemas antimalware, como o Windows Defender, mas também determinar quais sistemas são totalmente críticos para a sua empresa — e planejar o que você fará se os sistemas forem negativamente afetados, ou quais tecnologias você pretende integrar à sua infraestrutura atual para fornecer suporte à expansão contínua da sua empresa.

Algumas formas de gerenciar riscos incluem o armazenamento de um segundo conjunto de informações vitais — incluindo documentos, folhas de contatos e listas de ativos — em um segundo local externo, e você pode usar o recurso Backup Avançado e Restaurar Versões Anteriores do Windows 7 Professional para ajudá-lo a salvar dados críticos em uma unidade externa e recapturar dados que tenham sido involuntariamente excluídos ou modificados.

Como empresário você sabe que pequenas tarefas podem somar-se rapidamente e duplicar de tamanho. E-mails que não são respondidos dentro do tempo e tarefas administrativas que demoram mais que o previsto, por exemplo, deixam pouco tempo para lidar com coisas mais relevantes e que pedem um tempo maior de dedicação. É muito comum que os pequenos empresários tentem ignorar ou evitar problemas relacionados à tecnologia porque aparentemente são complexos. Um pequeno contratempo tecnológico pode levar à perda de dados críticos, falha de hardware ou violação de segurança.

Por que aprender da maneira mais difícil? Se você tiver as informações corretas para evitar essas armadilhas pode proteger seu negócio e prevenir eventos catastróficos. Iniciamos hoje no Pensando Grande uma série de dois posts que vão desviar você dos problemas tecnológicos e, conseqüentemente, manter sua empresa mais segura.

ERRO 1: Desprezar o backup

Cerca de 70% das pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano. Isso não quer dizer que a perda de dados sozinha pode causar a falência da sua empresa, mas a questão é que a perda de dados é cara e a recuperação pode ser extremamente demorada. Para se ter uma ideia, pode-se levar 19 dias e gastar US$ 17.000 para recriar apenas 20 MB de dados contábeis e de vendas perdidos, e 42 dias e US$ 98.000 para introduzir dados de engenharia que foram perdidos. E nem está se contando a perda de produtividade e receita, juntamente com os danos à reputação de uma empresa quando ela não consegue respeitar os prazos finais ou cumprir obrigações.

Como observa Jim Gutman, um profissional dono de uma franquia da GEEK, seus dados estão sempre em risco: “A questão não é se (a perda de dados) irá acontecer, mas quando”, afirma ele. Talvez seja assim porque, de acordo com um levantamento conduzido pela Contingency Planning & Strategic Research Corp., não é feito backup regular em 95% das estações de trabalho das empresas . Então, a pergunta é, se ocorrer perda de dados, você tem um plano de backup?

Se o seu computador estiver equipado com o Windows 7 Professional, você já possui proteção interna. Apenas configurando as tarefas Backup e Restauração, seu computador estará automaticamente protegido. Basta você selecionar quais arquivos, pastas, bibliotecas e unidades que precisam de backup — e em que intervalos — e o recurso funcionará automaticamente. Você também pode decidir se quer armazenar os dados em um local da rede, em armazenamento anexado à rede ou em outro computador da sua rede.

ERRO 2: Economizar em segurança

“A Web se tornou o vetor de ataque da vez”, afirma o diretor de pesquisa de uma empresa de desenvolvimento de software líder em segurança. E computadores desprotegidos podem ficar infectados em 8 segundos após ser conectados à Internet, de acordo com um relatório da BBC.

Evidentemente, os custos de um computador vulnerável se estendem muito além da despesa inicial de recuperação. Você se defronta com o bloqueio dos computadores infectados para apagar até a última incidência do vírus, e ao mesmo tempo examina os computadores que não parecem estar contaminados. Tudo isso leva a um tempo de inatividade desgastante para toda a sua organização.
E o que aconteceria se os dados (como as informações confidenciais de clientes) ficassem comprometidos? De acordo com um estudo, 30% das empresas que sobreviveram afirmaram que uma importante violação de segurança tinha o potencial de arruinar totalmente o negócio. Para piorar ainda mais a situação, você também pode ser responsabilizado por qualquer informação que venha a vazar — mesmo que você não seja diretamente responsável.

Com o Windows 7 Professional, você obtém a criptografia avançada de dados com o Encrypting File System (EFS). Quando você criptografa uma pasta com esse recurso, todos os arquivos armazenados ou criados nessa pasta serão automaticamente criptografados — e se usuários não autorizados tiverem acesso ao seu computador, não serão capazes de recuperar seus arquivos protegidos.

ERRO 3: Perder de vista aquilo que lhe pertence

Você consegue dizer quantas licenças de software ou quantos computadores você possui em sua organização? Se você é como a maioria dos pequenos empresários, provavelmente a resposta é “não” e isso pode causar sérios problemas, como a incapacidade de reunir as condições para obter um empréstimo ou outro financiamento (a maioria dos empréstimos das pequenas empresas é garantida pelos ativos do negócio), ou simplesmente não ser capaz de estimar custos de forma precisa ou planejar uma atualização do sistema operacional no tempo certo.

Para muitas empresas baseadas em serviços, como aquelas que trabalham com o mercado financeiro, a área jurídica ou de assistência médica, o aumento de medidas regulamentares podem requerer que os proprietários de negócios monitorem ativos como a infraestrutura de rede mais de perto do que nunca. Como Jane Disbrow, analista da Gartner, afirma: “Se você não sabe em que local estão seus laptops e seu software, como pode afirmar para os agentes reguladores que as informações dos clientes estão sendo mantidas em privacidade?”

O gerenciamento de ativos é uma tarefa crítica para as pequenas empresas. Dependendo do tamanho, há uma série de abordagens, desde o simples uso de uma planilha para acompanhar os ativos, até investir em um programa que permite a você facilmente reunir, classificar e atualizar seu inventário crítico de negócios.

Quando você tiver todos os dados certos compilados e armazenados, lembre-se de fazer o backup deles (com o Backup e Restauração Avançados do Windows 7 Professional) e criptografá-los (usando o Encrypting File System do Windows 7 Professional) para segurança adicional e fácil recuperação.

ERRO 4: Deixar de se adaptar à tecnologia

Escolher a tecnologia certa para a sua empresa nem sempre é simples, mas o tempo gasto para ter certeza do que vai comprar e usar será compensador. Tudo começa com um entendimento fundamental do que você e seus funcionários necessitam para realizar as tarefas da forma mais rápida e eficaz possível. Quanto poder de processamento você realmente precisa? Quais são os recursos mais importantes dos laptops que você está comprando para a sua equipe de vendas? Uma tela sensível ao toque ajudará os funcionários a realizar seu trabalho mais rápido e assim economizar tempo e dinheiro?

Como Brian Roach, presidente e CEO da Evolve Technologies sugere, “Comprar um equipamento é como comprar uma casa.” Isso ocorre porque as compras de produtos tecnológicos são um importante investimento e requer uma análise criteriosa não apenas dos custos, mas também de como os benefícios irão ajudá-lo a maximizar a produtividade. Por exemplo, designers gráficos podem achar que mais poder de processamento, elementos gráficos de alta tecnologia e mesmo telas sensíveis ao toque valem o que custam, enquanto que uma empresa de serviços financeiros pode optar pelo poder de processamento e por um disco rígido maior, mas ignorar os elementos gráficos e a tela sensível ao toque.

Você pode aproveitar os fóruns online e as ferramentas que ajudam a entender as opções disponíveis para que você possa tomar uma decisão fundamentada.

ERRO 5: Desperdiçar tempo com treinamento ineficiente

Possuir a tecnologia certa para a sua empresa é importante, mas se a sua equipe não tiver o treinamento adequado para executar as tarefas rotineiras, a produtividade pode ficar comprometida e os clientes podem não receber o tipo de suporte e serviço que precisam.

E como o treinamento leva certo tempo, pode se tornar uma baixa prioridade. De acordo com um artigo da Tech Republic, “Estima-se que o pessoal de escritório conheça menos de 20% dos recursos disponíveis dos aplicativos que usa. Isso significa que 80% dos recursos que economizam tempo, das funções que reduzem custos permanecem não utilizadas.” Quando um novo funcionário é introduzido na empresa, esse assunto pode ser ampliado, já que há muito para ensinar em um curto espaço de tempo.

O Windows 7 Professional é um sistema operacional intuitivo, fácil de aprender para novos usuários, o que significa que você pode fazer uma transição direta da sua equipe. E com o Gravador de Passos, você pode reduzir o tempo gasto com treinamento de funcionários para executar tarefas diárias. O Gravador de Passos possibilita gravar as interações com programas e aplicativos, anotá-las e salvá-las, e depois compartilhar as informações com os funcionários. Um bom exemplo: Quando Matt Lun, da empresa de recrutamento e seleção Elite Personnel, precisou encontrar uma maneira de mostrar aos funcionários como e onde salvar currículos, ele aproveitou o Gravador de Passos e obteve “uma ferramenta para criar materiais de referência de forma muito rápida”. Em outras palavras, com o Gravador de Passos, seus funcionários obtêm o treinamento que precisam, enquanto você fica livre para manter o foco em seu negócio.

Semana que vem você conhecerá mais alguns erros que a maioria das pequenas empresas comete, mas que podem ser reparados com dicas e informações.

Para auxiliar neste processo, Maria Cláudia contou com a Compubusiness, consultoria especializada em tecnologia para pequenas e médias empresas. Para compreender as necessidades da Saluton, os profissionais estudaram as rotinas da empresa e identificaram a necessidade de automatizar processos. Muitos das atividades realizadas pelos professores e sócios eram manuais, ou seja, alto gasto com papel, tempo desperdiçado com retrabalho e falta de segurança de dados. A produtividade também estava prejudicada principalmente pela dificuldade de acesso às informações didáticas e administrativas. Os professores também gastavam muito tempo para elaborar as aulas já que precisavam lidar com diversas telas e janelas em seu computador.

Menos gastos, mais produtividade

Para atacar os problemas enfrentados pela Saluton, o sistema operacional utilizados nos computadores da escola foi atualizado. O Windows 7 foi instalado na rede, com isso as informações sobre aulas, administração e finanças da escola foram digitalizadas – antes estavam manuscritas e arquivadas em pastas – facilitando a pesquisa e localização.

Corte de custos inteligente

A Saluton gastava cerca de três mil cópias mensais de materiais para seus alunos, um imenso gasto com papel e tinta para a impressora. Após a reformulação o número diminuiu 90% e é de apenas 300 cópias, já que todas as informações da escola estão em rede.

Para facilitar o acesso a todas estas informações alunos e funcionários utilizam o recurso Busca Avançada, do Windows 7, que os ajuda na pesquisa por dados com apenas um clique no botão iniciar. Os alunos não precisam mais receber cópias impressas com o conteúdo das aulas, pois podem acessá-los rapidamente. Veja abaixo um vídeo que mostra como localizar um documento em apenas 7 segundos.

Outro recurso do Windows 7 que aumentou a produtividade dos funcionários da Saluton é a Busca Federada. Agora não é mais preciso abrir o navegador para fazer uma pesquisa na internet. Basta selecionar a pasta de imagens do Bing, digitar o assunto de interesse e todo o conteúdo de imagens relacionadas é exibido. Esta ferramenta agiliza a preparação de aulas e apresentações. “O Windows 7 é muito mais rápido, é fácil e tem recursos que facilitam o trabalho cotidiano. No momento que eu facilmente encontro um arquivo ou coloco uma imagem em uma apresentação de uma palestra, isso faz diferença no meu dia” explica Maria Cláudia.

Tudo ao mesmo tempo

Para preparar as aulas, os professores utilizam diversos programas e sites. A função de pré-vizualização os auxilia na organização de todo este conteúdo. Basta passar o mouse sobre a barra de tarefas e o conteúdo do programa aberto é exibido.

Outra ferramenta aliada da produtividade na preparação dos materiais na Saluton é a Fixação de Itens, que permite incluir na barra do menu iniciar os arquivos mais utilizados do Office, e o ajuste de janelas, que possibilita colocar duas telas paralelas e compará-las com facilidade. Confira como funciona o recurso de Fixação de Itens no vídeo abaixo.

Além do Windows 7, a escola também conta com o Microsoft Server 2008 Foundation para a rede de computadores. Para gerenciar o relacionamento com o aluno, a Saluton utiliza o Microsoft Dynamics CRM.  “Conseguimos crescer 35% em apenas três meses porque soubemos aproveitar a oportunidade”, acredita a proprietária.

Maria Claudia acredita que além de ter cortado seus custos em 40% com a nova infraestrutura tecnológica, aumentou a produtividade dos professores em 100% além de aumentar a satisfação de seus alunos.

Confira abaixo o depoimento de Maria Claudia sobre como a tecnologia a ajuda a administrar seu negócio.