- Vírus como spywares, malwares e softwares mal-intencionados invadem seu computador e causam perda de informações e arquivos importantes;

- Sua máquina pode ficar sem acesso ao suporte Microsoft ou dos parceiros autorizados para ajudarem a solucionar os problemas;

- O computador não conseguirá receber as atualizações necessárias contra riscos e ameaças na internet;

- Aumenta as chances de ocorrerem problemas críticos ao sistema, lentidão ou perda de dados;

- Consequentemente, causa perda de tempo e dinheiro para reparar das máquinas;

Ou seja, segurança na utilização do computador é uma preocupação não apenas de empresas, mas sim dos usuários em geral. Os vírus que circulam o mundo virtual, e que a cada dia aparecem mais, são um incomodo. Imagine perder as informações e documentos de sua empresa por um descuido que pode ser evitado sem grandes esforços. Para fazer isso, basta tomar algumas precauções simples.

O Windows 7 Professional, por exemplo, foi desenvolvido não apenas para facilitar a navegação e trazer outro benefícios, mas também proporciona segurança os internautas. Você sabia que o sistema tem recursos para auxiliar no backup? Como visamos lhe ajudar a ter menos dor de cabeça no cotidiano empreendedor, segue algumas vantagens de usar uma ferramenta como essa:

- O Windows 7 Professional lhe ajuda a fazer um backup dos computadores de sua empresa, ou de casa e, assim, os mantêm protegidos;

- Com essa restauração é possível agendar um backup periódico e garantir que dados e imagens de todo o sistema sejam salvos em um local da rede ou numa unidade local.

- Com esse backup facilita a restauração de pastas, arquivos individuais entre outros documentos que sejam excluídos por acidente;

- Para as empresas, o Encrypting File System ajuda na proteção de informações confidenciais, por exemplo, com o auxilio de tecnologias que criptografam os arquivos e pastas;

- O Microsoft Security Essentials é um antivírus gratuito que acompanha softwares originais, é uma boa opção porque protege os computadores contra spyware e outros softwares indesejados;

- O navegador Internet Explorer 9 (IE9) oferece proteção especial a favor da segurança e privacidade, dessa maneiras, protege as informações e dados comerciais. Através do InPrivate do Internet Explorer 9 é possível restringir seus dados de navegação com mais segurança em um modo privado, ideal para acessos em computadores públicos, lan houses ou computadores de terceiros. Esta ferramenta não armazena dados, senhas e nem histórico de navegação no computador, tranquilizando o empresário.

- E a utilização de sistemas legais tem atualizações periódicas e mantem seu PC mais seguro. Instalar programa pirata deixa seu computador vulnerável a qualquer vírus;

Se você quer maior segurança em seu computador, utilize o combo Windows 7 + Windows Security Essentials e Internet Explorer 9, afinal de contas, segurança nunca é demais.

A pequena empresa certamente lida com problemas como estes todos os dias. Muitas vezes, a organização tecnológica fica de lado, seja por limitações financeiras ou por descuido. A dificuldade em gerenciar os computadores da empresa podem causar muito mais do que dores de cabeça ou horas de trabalho perdido esperando o antivírus procurar por ameaças. Ela pode levar à falência corporativa.

Mas não se preocupe. Os pequenos e médios empresários podem contar agora com uma poderosa ferramenta de monitoramento de PCs e notebooks chamada Windows Intune.

Segurança e produtividade na nuvem

Com uma interface intuitiva baseada na Web, o Windows Intune é uma mão na roda se você tem algum dos problemas listados acima. Ele é uma solução de gerenciamento multifuncional, afinal de contas, é possível proteger os computadores contra malware, gerenciar atualizações, monitorar computadores de forma proativa, oferecer assistência remota, detectar os programas instalados nos computadores de seus funcionários e definir diretivas de segurança.

Outra vantagem é o fator financeiro: para contratar o serviço você terá um tem baixo investimento (o valor total da assinatura do Windows Intune para toda sua empresa varia de acordo com o número de computadores que ela possui) e é pago mensalmente, aliviando o bolso dos empreendedores. Teste gratuitamente o Windows Intune por 30 dias e conheça de perto as vantagens desse assessor tecnológico.

Essa experiência pode ser aperfeiçoada se o Windows 7 Enterprise estiver instalado nas máquinas. Seus computadores não tem essa versão do Windows? Fique tranquilo. O Windows Intune oferece à sua empresa a atualização gratuita de seu sistema operacional para o Windows 7 Enterprise e, futuramente, para o próximo Windows a ser lançado.

Resumindo: O Windows Intune proporciona a você facilidade e proatividade na hora de gerenciar sua rede de computadores e eles não precisam estar necessariamente no mesmo local. O empresário pode detectar ameaças de vírus no computador de um funcionário que trabalha remotamente, por exemplo. Além disso é possível reduzir a base de instalação no local e migrar para nuvem, manter um ambiente atualizado, ter suporte constante e rápido e consolidar funções de gerenciamento das estações de trabalho em uma ferramenta integrada.

Não perca tempo! Aproveite o Windows Intune por 30 dias e nos conte como a ferramenta contribuiu para seu o negócio!

Hoje esta realidade mudou. As pequenas empresas já podem contar com uma ferramenta completa que oferece disponibilidade, desempenho e flexibilidade. O Microsoft Exchange 2010 é uma solução de comunicação integrada que oferece e-mails, agenda de contatos, de compromissos e sincronização com celulares e smartphones em tempo real.

Aqui, agora e em qualquer lugar

Segunda pesquisa “Percepções e Realidades”, da empresa especializada em trabalho móvel FlexPaths e do Linkedin, sobre tendências para o futuro do trabalho, cerca 50 a 80% dos trabalhadores terão um modelo de trabalho mais flexível até 2016. Esta tendência acontece principalmente por conta da necessidade da empresa de atrair e manter talentos. Este cenário aponta a necessidade de investimento em soluções de mobilidade. O Microsoft Exchange 2010 pode ser usado em Windows Mobile, iPhone, Android, Symbian ou qualquer outro dispositivo compatível com Active Sync.

Produtividade em alta e custos em baixa

Uma das opções para ter o Microsoft Exchange 2010 em sua empresa sem precisar investir em infraestrutura ou servidores (o que é ideal para empresas de pequeno porte e startups) é contratar o serviço da Locaweb. Basta escolher o plano mensal que mais adequado ao seu negócio. O pagamento é feito pela quantidade de caixas postais. Além disso, sua equipe conta com um suporte especializado para dúvidas 24 horas por dia. Os dados de sua empresa estarão hospedados em uma infraestrutura avançada da Locaweb, que proporciona um serviço rápido, seguro e estável, essencial para seus negócios. O serviço também prioriza a segurança e proporciona anti-spam e anti-vírus integrados para manter as caixas postais da sua empresa livres de e-mails indesejados ou ameaças de arquivos infectados. Saiba mais aqui.

Precisa enviar uma apresentação para o cliente, mas o arquivo ficou pesado? Com o Microsoft Exchange 2010 você não terá mais problemas, é possível enviar anexos de até 20MB por arquivo. Sua equipe também ficará muito mais produtiva com as agendas compartilhadas. Também não se preocupe com mensagens apagadas por engano, com o serviço de backup é possível fazer o resgate de mensagens apagadas de sua caixa postal em até 14 dias. O administrador pode recuperar contas completas de e-mail apagadas em até 30 dias. Com essas vantagens você deixa de se preocupar com problemas corriqueiros e que tomam seu tempo e passa a focar em seu negócio.

Confira neste vídeo algumas das vantagens do Microsoft Exchange 2010

Com o Outlook Web App você pode acessar seus e-mails pela internet em qualquer lugar com a mesma experiência do Outlook. O Outlook Web App é compatível com Internet Explorer, Firefox, Safari e Chrome. Em seu computador, você poderá utilizar Outlook, MacMail e Entourage.

Na aba Minha Conta, é possível verificar o espaço já utilizado e todas as opções de sua conta.

Como administrador de conta de sua empresa, você tem acesso às contas dos demais membros e pode gerenciá-las, configurando as preferências de acesso móvel entre outras opções.

A professora focou seu discurso na utilização da internet por funcionários das empresas. Pesquisas comprovam que funcionários que utilizam redes sociais pessoais durante o período de trabalho são mais produtivos. Ao mesmo tempo boa parte das empresas bloqueia o uso da ferramenta com a premissa de que esses canais, além de romperem o fluxo de trabalho, comprometem o compartilhamento de dados da empresa e dão abertura para a concorrência desleal. “A proibição total desses sites não é o caminho correto. O dono da empresa precisa manter uma relação muito transparente com seus funcionários, inclusive sobre a utilização de mídias sociais”, afirma Thais.

O aconselhável é, primeiramente, criar um regulamento interno sobre a utilização da internet em ambiente corporativo. É permitido acessar determinado site ou rede social? De que forma? Quais os benefícios e perigos disso? Essas questões devem ser discutidas juntamente com os funcionários. Após estabelecer os parâmetros viáveis, crie um documento válido e claro com tudo que foi combinado e peça para que todos de sua empresa assinem. “Não é possível obrigar o funcionário a assinar o documento. Caso haja relutância, faça outro documento dizendo que determinada pessoa não se propôs a assinar, mas está ciente do trato e peça para que alguns funcionários sirvam de testemunha”, explana Thais.

E porquê deve haver todo esse cuidado com relação ao uso da internet? “O funcionário que tem acesso à internet tem acesso também a um mundo de informações das quais ele pode compartilhar. O Código de Defesa do Consumidor diz que se algum usuário que utiliza a rede corporativa, de um computador normal ou de um aparelho celular, ameaça, difama, insulta ou prejudica outra pessoa, a empresa é responsabilizada mesmo sem haver qualquer relação de consumo”, esclarece a professora. Não só a empresa é responsabilizada, mas também o provedor de acesso, pois entende-se que ele viabilizou esta conduta. A criação do regimento interno sobre o uso da internet não isenta a empresa de um possível processo, mas favorece a mesma na hora de responsabilizar um funcionário perante o juiz.

“Não existe atualmente na legislação brasileira regras voltadas a crimes digitais. Utilizamos casos similares para julgar situações. Recentemente foi criado um projeto de lei chamado Lei Marco Civil da Internet que antes de ser enviado para aprovação tornou-se público”, explica a professora. Outra questão levantada foi a utilização do e-mail corporativo para fins pessoais. Thais Corteze explica que não há lei sobre esse uso indevido, mas é direito da empresa monitorar o e-mail e demitir o funcionário por justa causa caso seja feito outro uso sem ser o profissional. Divulgar o conteúdo desses e-mails para terceiros é proibido, podendo somente serem utilizados para fins jurídicos.

Thais aconselha também a criar login e senha em todos os computadores da empresa e aconselhar os funcionários a travar o computador toda a vez que não estiver na mesa. Isso evita que pessoas com más intenções se aproveitem da situação e utilizarem o IP de outro computador para fazer uso ilícito da internet.

A tecnologia ajuda também o empresário a controlar os passos dos funcionários no computador corporativo. Existem tipos de software que monitoram os sites, tempo de permanência em página e cliques, além de gerar relatórios e dossiês sobre o usuário. São muito úteis para o empresário, mas é preciso avisar aos funcionários sobre a existência desses programas.

A maneira como uma organização lida com um incidente tecnológico catastrófico pode literalmente elevar ou derrubar as perspectivas para o sucesso futuro. Recentemente, uma pesquisa da Universidade do Texas determinou que, das empresas que passaram por um desastre tecnológico, 43% não conseguiram se recuperar. E num prazo de dois anos, 50% das empresas afetadas encerraram totalmente suas atividades. Para as pequenas empresas, os riscos são ainda maiores. De acordo com uma pesquisa da DTI/Price Waterhouse Coopers, 7 entre 10 pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano.

O custo de tempo e dinheiro para recriar dados perdidos é significativo. De acordo com a National Computer Security Association, o impacto de recriar apenas 20MB de dados perdidos pode variar muito de acordo com o departamento:

- 19 dias e US$ 17.000 (dados de vendas/marketing)

- 21 dias e US$ 19.000 (dados contábeis)

- 42 dias e US$ 98.000 (dados de engenharia)

Danos à propriedade intelectual, informações confidenciais de clientes ou outros dados críticos de negócios ou a sua perda completa, podem resultar em danos para a sua marca, na perda da confiança de clientes e parceiros e numa redução significativa nas vendas. Assim, como a sua empresa seria afetada se sofresse um desastre tecnológico? Quanto tempo levaria para se recuperar (e qual seria o custo)?

Prevenindo problemas antes que eles ocorram

Para se proteger contra desastres tecnológicos que possam enfraquecer ou destruir um negócio, o fundamental é ser pró-ativo. A Microsoft ajuda você a instalar proteções adequadas para gerenciar riscos antes que ocorra uma tragédia, de forma que você possa mitigar (ou eliminar totalmente) vulnerabilidades resultantes de um ataque cibernético, de uma falha no sistema ou de um software mais antigo.

Proteção Contra Acesso Não Desejado – O Sistema de Arquivos com Criptografia (EFS) do Windows 7 Professional permite a você armazenar informações no seu disco rígido em um formato criptografado (ou ilegível), de forma que você possa manter seguras as informações confidenciais.

Prevenção Contra Spyware e Malware– O Microsoft Security Essentials é uma solução abrangente anti-malware projetada para gerenciar a segurança em tempo real, defendendo contra vírus, rootkits, cavalos de Tróia e spyware. Além disso, o Internet Explorer ajuda a proteger contra malware, phishing e ameaças emergentes não convencionais, ativado por padrão.

Backup de Dados – O Backup Avançado do Windows 7 Professional faz o backup dos seus dados em intervalos regulares. Além disso, os serviços online podem fornecer backup seguro de dados com armazenamento externo que é tanto confiável como econômico. Você também pode armazenar, acessar e compartilhar arquivos usando a ferramenta gratuita Windows Live™ SkyDrive.

Atualização de Software - O Windows Update fornece as mais recentes atualizações da Microsoft para o sistema operacional, software e hardware de um computador.

Construindo seu Plano de Emergência

Embora façamos o nosso melhor para evitar problemas, às vezes o impensável acontece. Um bom plano básico lida com as necessidades que envolvem software, dados, hardware e clientes:

Em qualquer negócio, com um pouco de planejamento se vai longe. Se uma tragédia atingir sua infraestrutura computacional, um sólido plano de emergência tecnológico fornecerá a você um roteiro claro e acionável para fazer backup do seu negócio, mantê-lo em funcionamento e lucrativo, num piscar de olhos.

Na semana passada você viu aqui no Pensando Grande alguns passos simples e pró-ativos que podem ajudar a fortalecer a sua empresa e aumentar a produtividade. Na segunda parte desta série, mostraremos medidas adicionais que você pode tomar para resolver problemas de forma mais rápida, minimizar o tempo de inatividade e manter sua pequena empresa pronta para prosperar em um ambiente cada vez mais frenético e explosivo.

ERRO 6: Ter uma mentalidade ‘instale e esqueça’

Você provavelmente leva seu carro para fazer ajustes e trocas regulares de óleo, mas você lida com a sua tecnologia com o mesmo tipo de manutenção de rotina? Mesmo as mais poderosas tecnologias precisam de atenção contínua para garantir o máximo desempenho — e são necessários apenas poucos minutos de manutenção para manter seus sistemas funcionando sem problemas.

Para evitar os atrasos inevitáveis do sistema que ocorrem como resultado de ignorar ou evitar as atualizações do computador, é melhor executar semanalmente atualizações do sistema e antivírus (use este link para verificar se o seu computador é adequado para uma atualização do Windows), crie pontos de restauração e faça backup regularmente de seus documentos. É também uma boa ideia limpar o cache do seu navegador, excluir mensagens de email antigas e executar o Desfragmentador de Disco e a Limpeza de Disco todos os meses para aumentar o desempenho do seu computador.

ERRO 7: Hesitar para pedir ajuda

Há muitos problemas de TI que você pode resolver sozinho de forma bastante rápida. Mas algumas situações, como otimizar a compra das principais tecnologias ou o reparo de equipamento defeituoso, podem requerem mais tempo — e energia — do que você pode prever. Assim, como você pode determinar o momento certo para recorrer ao suporte profissional de TI?

Quando a correção de um problema de TI parecer que irá demorar mais tempo do que você gostaria — ou se você simplesmente quer ter certeza de que os sistemas estão sendo configurados ou reparados da maneira certa desde o início — é uma boa hora para pedir ajuda. A erradicação de vírus e spyware de computadores infectados, por exemplo, pode ser uma tarefa mais apropriada para profissionais.

Se você está enfrentando um desafio tecnológico complexo, um consultor profissional pode ajudá-lo a economizar minutos, horas, ou mesmo dias. Isso porque um profissional qualificado de TI é especialista em identificar e solucionar questões complexas rapidamente, pode determinar os investimentos apropriados em hardware e software para a sua organização e inserir serviços pró-ativos de monitoramento e manutenção no local para minimizar ou eliminar o tempo de inatividade.

ERRO 8: Usar vários fornecedores e sistemas operacionais

De acordo com a IDC (International Data Corporation), 36% das empresas sobreviventes contam com dois ou mais sistemas operacionais — o que requer muito trabalho para gerenciá-los.  A empresa de pesquisa indica que aqueles que padronizam não apenas os sistemas operacionais como também o hardware e o software possuem “os mais altos níveis de retorno sobre o investimento” e menos custos associados a treinamento, implantação de atualizações e gerenciamento de sistemas.

Até certo ponto, isso se deve ao fato de que a resolução de problemas em sistemas diferentes  requer mais investigação sobre cada problema. E se você precisar substituir componentes de hardware terá de localizar as notas de compra para determinar quais peças cada sistema necessita — e isso, evidentemente, toma um tempo que você poderia gastar melhor conduzindo o seu negócio.

Isso não significa que você precisa atualizar todo o seu sistema de hardware e software de uma vez, mas quando for realmente atualizar seus computadores, “certifique-se de comprar apenas computadores de classe executiva, e sempre do mesmo modelo”, afirma o guru de suporte de TI, Michael Cooch. É também prudente usar o mesmo sistema operacional e os mesmos pacotes de aplicativos em todos os seus computadores, de forma que todos os funcionários tenham acesso ao mesmo conjunto de ferramentas. Assim, se qualquer problema surgir, você poderá solucioná-lo de uma só vez — e aproveitar as ferramentas do Windows 7 Professional, como o Gravador de Passos, para gravar, anotar e salvar os passos para uma resolução mais rápida no futuro.

ERRO 9: Adiar a substituição do hardware

A tecnologia, assim como todas as outras coisas, possui um ciclo de vida determinado.  E é por esse motivo que, como um relatório indica, “Os contadores geralmente amortizam os computadores depois de três ou quatro anos.” Depois disso, o hardware está propenso a falhas — e adiar a substituição do hardware pode realmente acabar custando mais do que a compra de um novo equipamento.

Darin Stahl, analista do grupo Info-Tech Research, sugere que adiar as atualizações tecnológicas pode parecer uma escolha prudente, mas que “realmente está tendo um custo para você.” Considere a pesquisa conduzida pela Tech Aisle, que indica que o custo de manutenção de computadores novos pode ser até 150% menor que o de computadores mais antigos — ainda que 40%dos computadores das pequenas empresas tenham mais de três anos de uso.

Com o software mais moderno sendo executado no hardware mais recente, você irá se beneficiar da maior velocidade de processamento e da operação mais tranquila — que resultam em mais tempo, flexibilidade e produtividade para a sua organização.

ERRO 10: A falta de um plano de emergência

O que aconteceria à sua empresa se você perdesse os arquivos de contas a receber, ou se a lista de contatos fosse destruída? Um contratempo tecnológico arruinaria para sempre o seu negócio?

A falta de planejamento é citada como uma das principais razões da falência de uma pequena empresa, de acordo com a SBA e a SCORE. E isso inclui tanto a preparação para um desastre — como o planejamento para a recuperação e o crescimento. É por esse motivo que é importante saber quais perdas seriam mais prejudiciais às suas atividades, já que o conhecimento de suas vulnerabilidades pode ajudá-lo a se preparar para eventos inesperados — e potencialmente devastadores. Isso engloba não apenas fazer backup dos arquivos e usar sistemas antimalware, como o Windows Defender, mas também determinar quais sistemas são totalmente críticos para a sua empresa — e planejar o que você fará se os sistemas forem negativamente afetados, ou quais tecnologias você pretende integrar à sua infraestrutura atual para fornecer suporte à expansão contínua da sua empresa.

Algumas formas de gerenciar riscos incluem o armazenamento de um segundo conjunto de informações vitais — incluindo documentos, folhas de contatos e listas de ativos — em um segundo local externo, e você pode usar o recurso Backup Avançado e Restaurar Versões Anteriores do Windows 7 Professional para ajudá-lo a salvar dados críticos em uma unidade externa e recapturar dados que tenham sido involuntariamente excluídos ou modificados.

Como empresário você sabe que pequenas tarefas podem somar-se rapidamente e duplicar de tamanho. E-mails que não são respondidos dentro do tempo e tarefas administrativas que demoram mais que o previsto, por exemplo, deixam pouco tempo para lidar com coisas mais relevantes e que pedem um tempo maior de dedicação. É muito comum que os pequenos empresários tentem ignorar ou evitar problemas relacionados à tecnologia porque aparentemente são complexos. Um pequeno contratempo tecnológico pode levar à perda de dados críticos, falha de hardware ou violação de segurança.

Por que aprender da maneira mais difícil? Se você tiver as informações corretas para evitar essas armadilhas pode proteger seu negócio e prevenir eventos catastróficos. Iniciamos hoje no Pensando Grande uma série de dois posts que vão desviar você dos problemas tecnológicos e, conseqüentemente, manter sua empresa mais segura.

ERRO 1: Desprezar o backup

Cerca de 70% das pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano. Isso não quer dizer que a perda de dados sozinha pode causar a falência da sua empresa, mas a questão é que a perda de dados é cara e a recuperação pode ser extremamente demorada. Para se ter uma ideia, pode-se levar 19 dias e gastar US$ 17.000 para recriar apenas 20 MB de dados contábeis e de vendas perdidos, e 42 dias e US$ 98.000 para introduzir dados de engenharia que foram perdidos. E nem está se contando a perda de produtividade e receita, juntamente com os danos à reputação de uma empresa quando ela não consegue respeitar os prazos finais ou cumprir obrigações.

Como observa Jim Gutman, um profissional dono de uma franquia da GEEK, seus dados estão sempre em risco: “A questão não é se (a perda de dados) irá acontecer, mas quando”, afirma ele. Talvez seja assim porque, de acordo com um levantamento conduzido pela Contingency Planning & Strategic Research Corp., não é feito backup regular em 95% das estações de trabalho das empresas . Então, a pergunta é, se ocorrer perda de dados, você tem um plano de backup?

Se o seu computador estiver equipado com o Windows 7 Professional, você já possui proteção interna. Apenas configurando as tarefas Backup e Restauração, seu computador estará automaticamente protegido. Basta você selecionar quais arquivos, pastas, bibliotecas e unidades que precisam de backup — e em que intervalos — e o recurso funcionará automaticamente. Você também pode decidir se quer armazenar os dados em um local da rede, em armazenamento anexado à rede ou em outro computador da sua rede.

ERRO 2: Economizar em segurança

“A Web se tornou o vetor de ataque da vez”, afirma o diretor de pesquisa de uma empresa de desenvolvimento de software líder em segurança. E computadores desprotegidos podem ficar infectados em 8 segundos após ser conectados à Internet, de acordo com um relatório da BBC.

Evidentemente, os custos de um computador vulnerável se estendem muito além da despesa inicial de recuperação. Você se defronta com o bloqueio dos computadores infectados para apagar até a última incidência do vírus, e ao mesmo tempo examina os computadores que não parecem estar contaminados. Tudo isso leva a um tempo de inatividade desgastante para toda a sua organização.
E o que aconteceria se os dados (como as informações confidenciais de clientes) ficassem comprometidos? De acordo com um estudo, 30% das empresas que sobreviveram afirmaram que uma importante violação de segurança tinha o potencial de arruinar totalmente o negócio. Para piorar ainda mais a situação, você também pode ser responsabilizado por qualquer informação que venha a vazar — mesmo que você não seja diretamente responsável.

Com o Windows 7 Professional, você obtém a criptografia avançada de dados com o Encrypting File System (EFS). Quando você criptografa uma pasta com esse recurso, todos os arquivos armazenados ou criados nessa pasta serão automaticamente criptografados — e se usuários não autorizados tiverem acesso ao seu computador, não serão capazes de recuperar seus arquivos protegidos.

ERRO 3: Perder de vista aquilo que lhe pertence

Você consegue dizer quantas licenças de software ou quantos computadores você possui em sua organização? Se você é como a maioria dos pequenos empresários, provavelmente a resposta é “não” e isso pode causar sérios problemas, como a incapacidade de reunir as condições para obter um empréstimo ou outro financiamento (a maioria dos empréstimos das pequenas empresas é garantida pelos ativos do negócio), ou simplesmente não ser capaz de estimar custos de forma precisa ou planejar uma atualização do sistema operacional no tempo certo.

Para muitas empresas baseadas em serviços, como aquelas que trabalham com o mercado financeiro, a área jurídica ou de assistência médica, o aumento de medidas regulamentares podem requerer que os proprietários de negócios monitorem ativos como a infraestrutura de rede mais de perto do que nunca. Como Jane Disbrow, analista da Gartner, afirma: “Se você não sabe em que local estão seus laptops e seu software, como pode afirmar para os agentes reguladores que as informações dos clientes estão sendo mantidas em privacidade?”

O gerenciamento de ativos é uma tarefa crítica para as pequenas empresas. Dependendo do tamanho, há uma série de abordagens, desde o simples uso de uma planilha para acompanhar os ativos, até investir em um programa que permite a você facilmente reunir, classificar e atualizar seu inventário crítico de negócios.

Quando você tiver todos os dados certos compilados e armazenados, lembre-se de fazer o backup deles (com o Backup e Restauração Avançados do Windows 7 Professional) e criptografá-los (usando o Encrypting File System do Windows 7 Professional) para segurança adicional e fácil recuperação.

ERRO 4: Deixar de se adaptar à tecnologia

Escolher a tecnologia certa para a sua empresa nem sempre é simples, mas o tempo gasto para ter certeza do que vai comprar e usar será compensador. Tudo começa com um entendimento fundamental do que você e seus funcionários necessitam para realizar as tarefas da forma mais rápida e eficaz possível. Quanto poder de processamento você realmente precisa? Quais são os recursos mais importantes dos laptops que você está comprando para a sua equipe de vendas? Uma tela sensível ao toque ajudará os funcionários a realizar seu trabalho mais rápido e assim economizar tempo e dinheiro?

Como Brian Roach, presidente e CEO da Evolve Technologies sugere, “Comprar um equipamento é como comprar uma casa.” Isso ocorre porque as compras de produtos tecnológicos são um importante investimento e requer uma análise criteriosa não apenas dos custos, mas também de como os benefícios irão ajudá-lo a maximizar a produtividade. Por exemplo, designers gráficos podem achar que mais poder de processamento, elementos gráficos de alta tecnologia e mesmo telas sensíveis ao toque valem o que custam, enquanto que uma empresa de serviços financeiros pode optar pelo poder de processamento e por um disco rígido maior, mas ignorar os elementos gráficos e a tela sensível ao toque.

Você pode aproveitar os fóruns online e as ferramentas que ajudam a entender as opções disponíveis para que você possa tomar uma decisão fundamentada.

ERRO 5: Desperdiçar tempo com treinamento ineficiente

Possuir a tecnologia certa para a sua empresa é importante, mas se a sua equipe não tiver o treinamento adequado para executar as tarefas rotineiras, a produtividade pode ficar comprometida e os clientes podem não receber o tipo de suporte e serviço que precisam.

E como o treinamento leva certo tempo, pode se tornar uma baixa prioridade. De acordo com um artigo da Tech Republic, “Estima-se que o pessoal de escritório conheça menos de 20% dos recursos disponíveis dos aplicativos que usa. Isso significa que 80% dos recursos que economizam tempo, das funções que reduzem custos permanecem não utilizadas.” Quando um novo funcionário é introduzido na empresa, esse assunto pode ser ampliado, já que há muito para ensinar em um curto espaço de tempo.

O Windows 7 Professional é um sistema operacional intuitivo, fácil de aprender para novos usuários, o que significa que você pode fazer uma transição direta da sua equipe. E com o Gravador de Passos, você pode reduzir o tempo gasto com treinamento de funcionários para executar tarefas diárias. O Gravador de Passos possibilita gravar as interações com programas e aplicativos, anotá-las e salvá-las, e depois compartilhar as informações com os funcionários. Um bom exemplo: Quando Matt Lun, da empresa de recrutamento e seleção Elite Personnel, precisou encontrar uma maneira de mostrar aos funcionários como e onde salvar currículos, ele aproveitou o Gravador de Passos e obteve “uma ferramenta para criar materiais de referência de forma muito rápida”. Em outras palavras, com o Gravador de Passos, seus funcionários obtêm o treinamento que precisam, enquanto você fica livre para manter o foco em seu negócio.

Semana que vem você conhecerá mais alguns erros que a maioria das pequenas empresas comete, mas que podem ser reparados com dicas e informações.

Com a necessidade de impressionar e manter os clientes, incrementamos apresentações com imagens e vídeos. Apesar de termos uma apresentação de qualidade, o arquivo pode ficar muito pesado, demorando ou nem mesmo chegando ao destinatário. Outra situação comum é você mandar um e-mail de determinado peso que excede os limites do servidor do destinatário. Resultado: seu e-mail não chega. Além destas situações (muito comuns), existem aquelas em que só queremos armazenar uma música, documento, foto ou vídeo e compartilhar com nossos amigos.

O SkyDrive oferece ao usuário a facilidade de ter todos os seus arquivos num ambiente seguro e de rápido acesso. É como se fosse um pen drive virtual de 25GB, totalmente gratuito e flexível para você organizar seus arquivos em pastas, atendendo desta forma a demanda de sua empresa.

Para utilizar os benefícios do SkyDrive você só precisa ter um Windows Live ID. Dentro do seu Hotmail clique em Office e depois Seus Documentos (figura 1). Lá você vai encontrar tudo que está armazenado em sua pasta (figura 2). Ao optar por Compartilhar determinada pasta ou arquivo (figura 3), o Windows Live vai gerar um link público que pode ser passado para seus clientes ou amigos. Além de todas essas vantagens você ainda pode organizar os arquivos da forma que achar melhor e baixar caso não o tenha em seu computador (figura 3).

Confira neste vídeo uma situação muito comum em que o SkyDrive pode salvar uma negociação com um cliente!

Semana passada você viu aqui no Pensando Grande dicas para ser mais produtivo em seu negócio utilizando algumas ferramentas do Windows 7. Hoje vamos mostrar como manter essa produtividade em segurança.

Muitas pessoas pensam que ter um antivírus é o suficiente para que seus arquivos estejam seguros. De fato o antivírus (baixe aqui gratuitamente o antivírus da Microsoft para pequenas empresas) é muito importante na proteção do computador de sua empresa, mas ele é somente uma parte de todo o “guarda costas” que seu notebook ou desktop deve possuir.

Imagine a seguinte situação: centenas de arquivos foram criados durante o ano e você precisa deles para montar o balanço anual de sua empresa. Inesperadamente um vírus invadiu o sistema, o hardware passou por um problema ou algum funcionário apagou sem querer esses documentos. Como gestor da empresa você deve estar alerta a todos esses imprevistos, mesmo porque seu negócio está conectado à internet o tempo todo, ficando vulnerável.

Para evitar o desgaste, custos extras e perda de tempo, você pode proteger sua empresa com alguns dos recursos do Windows 7 Pro. Backup, criptografia, roubo de identidade, spywares. Você não precisa conhecer tecnicamente como isso funciona. O Windows 7 Pro simplificou a maneira de proteção do seu computador, tornando esta tarefa muito mais simples.

Backup

Backup significa “cópia de segurança” para que os arquivos possam ser restaurados caso algum dos problemas citados acima aconteça. Você pode criar pontos de backup em seu computador ou simplesmente programar para que o Windows faça isso por você.

Bitlocker

Seu computador não está só vulnerável a invasões no meio virtual. A perda ou roubo de notebooks é muito frequente e causa duas dores de cabeça: o próprio roubo e todos os arquivos que estavam salvos no equipamente, principalmente aqueles que guardam um teor confidencial em seu conteúdo.

O Windows 7 trouxe uma ferramenta muito útil chamada Bitlocker que criptografa automaticamente os arquivos no momento em que são salvos. Criptografia nada mais é do que “traduzir” sua planilha ou documento em um código. Na prática funciona da seguinte maneira: seu notebook foi roubado, sem a sua senha de autenticação não é possível acessar o sistema, mas os ladrões consegue acessá-las direto do seu HD. Com a criptografia os arquivos não podem ser visualizados quando acessados diretamente do HD.

Firewall e Windows Defender

O Firewall ajuda a proteger seu PC de programas mal-intencionados. Com o Windows 7 você pode ajustar a proteção e as notificações desejadas para cada um de seus perfis de rede – Casa, Trabalho e Público. Quando estiver conectado a uma rede pública, como de uma biblioteca ou uma cafeteria, por exemplo, convém bloquear todas as conexões recebidas. Qualquer que seja o nível de proteção escolhido para os seus perfis, você poderá alternar entre eles com facilidade. Acesse-0 pelo Painel de Controle – Sistema e Segurança.

O Windows Defender é sua primeira linha de defesa contra spyware e outros programas indesejados. Spyware é um programa que recolhe informações dos usuários, como hábitos na internet, senhas e arquivos compartilhados. Um novo recurso chamado Sistema Limpo permite eliminar, com um clique, todos os programas suspeitos. O Windows Defender agora é parte da Central de Ações, um novo e eficiente recurso para manter o seu computador funcionando corretamente. O acesso é feito pelo Painel de Controle em Sistema e Segurança.

O Pensando Grande traz na semana que vem dicas para personalizar seu computador e deixá-lo a cara de sua empresa.

A partir de hoje a Microsoft passa a oferecer uma solução de segurança sem custo para pequenas empresas no Brasil. Agora o empreendedor brasileiro não precisa se preocupar com um antivírus para sua empresa, assim terá mais tempo para focar em suas atividades de negócios e alavancar novas oportunidades. Pequenas empresas de todo o país agora podem ter acesso ao pacote Microsoft Security Essentials.

Os negócios de pequeno porte agora têm acesso ao mesmo nível de segurança utilizado por grandes empresas. A ferramenta garante proteção contra vírus, spyware e outras ameaças de programas maliciosos para Windows. A solução está disponível sem custos para empresas brasileiras com até 10 usuários de computador a partir de hoje (8 de outubro de 2010). Para fazer o download não é necessário fazer qualquer tipo de cadastro, basta acessar o site e baixar a solução. Clique aqui e baixe agora gratuitamente!

O Microsoft Security Essentials traz atualizações constantes via Windows Update. Sua empresa estará protegida das ameaças mais recentes, aproveite e faça agora o download! A solução está disponível em Português, para utilizar o produto é necessário ter Windows original. Se a sua empresa possui mais de 10 computadores clique aqui para conhecer o Microsoft Forefront, a solução de segurança adequada ao seu negócio.

Quer conhecer todas as soluções gratuitas Microsoft? Acesse o portal Grátis e Melhor agora e tenha acesso a centenas de ferramentas para sua empresa. Parabéns, empreendedor!