Nesses casos, as viagens podem ter um certo “glamour executivo” e a imagem de homens bem sucedidos e sua bagagem nos aeroportos é o que se pensa sobre viajar a trabalho.

No entanto, a rotina é quebrada entre reuniões, trânsito em uma cidade desconhecida e uma leve preocupação sobre a hospedagem, horário e alimentação. Tudo isso por tirar a energia do empreendedor e fazê-lo perder produtividade.

O especialista em administração de tempo e produtividade, Christian Barbosa, dá algumas dicas para minimizar os efeitos extenuantes dos deslocamentos e potencializar os processos mesmo durante a viagem:

Tenha tempo – Chegar com antecedência no aeroporto é importante, dá tranquilidade. Se você chega no último minuto, precisa correr para embarcar e tudo se transforma em estresse: o check in pode ter fila, você pode ser obrigado a enfrentar filas no raio X, quando chega na aeronave não tem mais espaço para suas malas e por ai vai. Isso só aumenta sua irritação, sua pressão e seu estresse, ai tudo  se torna um transtorno descomunal e a sensação da viagem só piora.

Utilize as salas VIP – A maioria dos aeroportos tem salas VIP, de cartões de crédito ou das companhias de viagem. O simples fato de ter onde sentar, ligar o micro ou ver TV, tomar um bom café e comer alguma coisa ajuda a relaxar. Vale a pena o investimento em trocar seu cartão de crédito ou ter fidelidade de alguma companhia aérea para aproveitar esse benefício.

Relaxe durante o voo – Voar por si só é cansativo, suga sua energia. Tudo que você puder fazer para tornar o voo mais relaxado, melhor. Se você gosta de ler, leve seu livro, se gosta de ver filmes, baixe no seu computador ou tablet. Se gosta de dormir, durma. Só evite bebidas alcoólicas e refrigerantes que podem prejudicar o voo.

Alimente-se corretamente – É vital antes de voar, tomar café, almoçar ou tomar um lanche. Durante o voo, a cada três horas, vale o consumo de uma barrinha, de um amendoim, etc. Isso diminui os efeitos de diferentes fusos horários no organismo e mantêm a energia necessária para outras atividades.

Planejamento prévio – Um dos maiores fatores de procrastinação de tarefas é justamente quando a pessoa tem viagens ou deslocamento para reuniões. Nesses dias o melhor é fazer uma agenda “light”, ou seja, planejar o mínimo de atividades possível. No caso de viagens internacionais, tenha pelo menos um dia livre antes de qualquer coisa importante, pois isso permite adaptações ao fuso ou correção de eventuais problemas que possam acontecer.

Trabalhar na viagem – Evite trabalhar enquanto viaja. As energias são sugadas e a produção intelectual cai drasticamente. Trabalhe apenas em caso de emergência e fique atento ao cansaço mental – esse tipo de sensação é pior para o seu rendimento do que o cansaço físico. Aprenda a dizer não e cuidar de si. Você terá tempo o bastante para produzir com maior qualidade quando estiver descansado e em um ambiente mais confortável.

Confiança é essencial nos relacionamentos entre as organizações. Nada melhor que ter funcionários capacitados é ter um sistema que lhe ajude a controlar e conduzir melhor e com mais segurança cada setor de sua empresa. Conheça o Microsoft Dynamics AX que dá suporte e segurança para a sua empresa em crescimento.

]]> http://www.pensandogrande.com.br/dicas-para-manter-a-sua-produtividade-nas-viagens-a-trabalho/feed/ 0 http://www.pensandogrande.com.br/aprenda-a-trabalhar-sob-pressao-e-aumente-a-sua-produtividade/ http://www.pensandogrande.com.br/aprenda-a-trabalhar-sob-pressao-e-aumente-a-sua-produtividade/#comments Mon, 09 Apr 2012 13:52:22 +0000 Vanessa Gonzalez http://pensandogrande.com.br/?p=14421 Quem nunca sofreu com um prazo para cumprir ou uma meta para alcançar? Pressões desse tipo fazem parte do dia a dia de qualquer profissional. Mas será que existem alternativas capazes de driblar essa situação?

Comece observando como divide seu trabalho. No livro Como administrar seu tempo, do professor Marc Mancini - proprietário da Marc Mancini Seminars and Consulting, consultoria para gerenciamento de tempo, Mancini oferece dicas valiosíssimas para quem quer fugir da indigesta sensação de corda no pescoço.

Quando administramos melhor o nosso dia, diminuímos automaticamente a frustração e a tensão e de acordo com o livro, nos tornamos mais autoconfiantes. Está disposto a ajustar seu relógio interno?

- A produtividade e o compromisso psicológico: somos mais produtivos quando gostamos do que fazemos, temos confiança e não nos distraímos pelo sentimento de que deveríamos estar fazendo outra coisa. Atenção gerentes, se você demonstra satisfação, fica muito mais fácil motivar sua equipe.

- Eleja atividades prazerosas: faça uma lista do que mais gosta de fazer. Se não teve tempo de fazer pelo menos duas delas durante o mês passado, ajuste seu tempo. Diversão tem que fazer parte da sua vida.

- Sistema ABC: atribua um A para uma tarefa que deve ser feita logo. Classifique como B uma atividade importante, mas não tão vital quanto ao tempo. Atribua um C a uma tarefa que pode ser adiada sem grandes consequências. E se necessário, atribua D para uma ação pouco necessária, mas que pode trazer bons resultados. Essa organização faz com que avalie suas pendências com mais objetividade.

- Custo benefício: ao montar sua agenda, faça a pergunta “o que eu ganho com isso?”, dessa maneira você avalia melhor o uso do seu tempo. Esse sistema ajuda tanto na vida pessoal quanto na profissional.

Respeite os prazos: tem uma tarefa muito chata pela frente? Não deixe para o último minuto, o quanto antes resolvê-la, menos tempo de preocupação para você. Muitas pessoas são viciadas em trabalhar sob pressão, mas esse hábito tende a ser muito perigoso.

Segundo Mancini, a pressa aumenta a probabilidade de erros e deixa menos tempo para que eles sejam descobertos e corrigidos. Para finalizar, veja mais algumas dicas do livro Como administrar seu tempo:

- Não tente ser perfeito: o perfeccionismo gasta tempo e energia. Será que o resultado final vale a perfeição? Se não, faça o seu melhor e parta para as outras atividades.
- Entenda suas razões: está adiando alguma tarefa do seu dia a dia? Por quê? Observe os motivos que o estão levando a se comportar assim.
- Saiba dizer não: essa é uma das palavras mais importantes para quem precisa administrar melhor o próprio tempo. Ao negar algum pedido dê um bom motivo, seja diplomático e sugira uma troca, propondo outra forma de ajudar.

Para Mancini, “cada um de nós tem o mesmo número de segundos para usar da forma que achar melhor, mas nem todos os usam em seu benefício e nem todos investem neles com sabedoria.”

E agora, como pretende organizar sua semana?

Se a produtividade é um dos seus principais desafios, que tal ter segurança, agilidade, mobilidade e desempenho em uma única ferramenta? Veja como os benefícios da nuvem podem aumentar a produtividade da sua empresa. Conheça as várias ferramentas que o Office 365 pode trazer para o seu trabalho.

Como queremos ver o sucesso de seu negócio e organizar tudo em planilhas pode se tornar um grande desafio, algumas dicas podem lhe fazer dominar melhor essa ferramenta, otimizar o seu tempo e o de sua equipe. Conheça melhor as características do Excel, principal recurso para calcular, analisar e aperfeiçoar seu trabalho.

Hora de decidir

Com as opções minigráficos, Tabelas Dinâmicas e as segmentações de dados você consegue organizar as principais informações e decidir com mais segurança se baseando em dados padrões e previsões. Esse último recurso, as segmentações de dados facilita a visualização da filtragem dos dados. Inserindo os dados, segmente e filtre as informações de uma forma que possa selecionar apenas o necessário para usar no momento. Contudo, um diferencial é que você poderá utilizar essa seleção de maneira mais fácil em outras tabelas e gráficos sem precisar ficar refazendo o ato.

Para criar uma segmentação de dados, segue um passo a passo:

Em INSERIR, clique no grupo FILTRO e em seguida SEGMENTAÇÃO DE DADOS.

Já na caixa de diálogo CONEXÕES EXISTENTES você encontrará a opção MOSTRAR. O procedimento padrão é você usar o item TODAS AS CONEXÕES.

Porém, também terá as opções CONEXÕES NESTA PASTA DE TRABALHO, ARQUIVOS DE CONEXÕES NESTE COMPUTADOR e ARQUIVOS DE CONEXÃO DE REDE.

Na caixa ESCOLHER CAMPOS marque a seleção que deseja criar uma segmentação de dados.

Manipule seus dados

Não importa onde você esteja, analisar e manipular os seus dados facilitam a criação de novas ideias, favorece as tomadas de decisões  e agilizam o seu trabalho. As opções para essa escolha são o Suplemento PowerPivot para Excel, Suplemento Solver aprimorado, Precisão de função aprimorada, Recursos de filtro aprimorados, Excel de 64 bits e Investimentos em desempenho.

Investimentos em desempenho é um mecanismo muito que permite interagir os dados de maneira mais eficiente. É possível mover e redimensionar os gráficos, o modo de exibição Layout de Página e interagir com formas na planilha. Para manipular pastas com grande quantidade de dados, os processos são mais rápidos, permite colar e copiar os dados de uma planilha para outra. Também é possível no INVESTIMENTOS EM VÁRIOS NÚCLEOS aprimorar e ajudar no processo de recuperação, classificação e filtragem de dados. Cálculos são realizados rapidamente e ajudam nos processos de importação de dados.

Editando imagens

Unir imagens em um programa de planilhas não é mais um desafio inalcançável. Você pode criar imagens profissionais no Excel. No item CAPTURAS DE TELAS, você captura a sua imagem que deseja incluir no programa e da opção FERRAMENTA DE IMAGEM, você pode editar, cortar e mudar as cores e fazer efeitos, corrigir as imagens da forma que preferir.

Outra opção para incluir imagens em seu plano é através dos NOVOS LAYOUTS DE GRÁFICO SMARTART que lhe auxiliam a usar fotografias para fazer uma sequencia de fatos, além de poder incluir legendas.

Todo dia ouço alguém dizer sobre como o tempo têm passado rápido demais, ou comentar que, quando percebeu, já estava no final do ano. Se tiver uma coisa de que ninguém pode duvidar, é de que o tempo não para nunca! Isso é fato. O problema da falta de tempo de que as pessoas ainda não entenderam o básico: devemos nos adaptar às 24 horas que temos disponíveis para realizar as nossas atividades, e não ficar desejando que o tempo seja maior, o dia tenha mais horas…

Analise como foi seu ano em 2011. Ele foi produtivo? Você chegou a realizar as suas promessas feitas no começo do ano? Não? Então, está na hora de traçar um planejamento para que em 2012 sua lista de tarefas cumpridas seja mais extensa! Aproveite esses últimos meses para organizar os seus pensamentos e listar aquilo que realmente quer fazer no próximo ano. Para isso, leve em consideração:

Revise o que é importante para você – Ano que vem você precisará de mais foco para não perder tempo à toa. Se questione e tenha clareza em suas respostas. “Que atividades eu devo focar em 2010 e quais devo descartar? Faça uma lista de “FOCO” e outra de “STOPs”, depois de concluída faça uma lista de prioridades por ordem de importância. Olhe para os 5 primeiros itens da lista e detalhe um plano de ação na sua agenda para cada um deles.

Use uma agenda – Aproveite o começo do ano para escolher uma ferramenta única, centralizada e prática, em que você possa centralizar todos os seus planos. Tenha uma agenda.

Tenha poucas metas – Não adianta fazer muitos planos, o melhor é focar em poucos objetivos ao longo do ano, mas que sejam relevantes e viáveis. Como roteiro, pense exatamente no que você quer e defina, pense em indicadores (quanto precisará investir) e em uma lista de ações práticas, de curta duração.

Crie pontos de controle – A cada bimestre, agende uma reunião de 1 hora com você mesmo para revisar seus planos, suas metas, seus “FOCOs” e “STOPs”. Isso diminui o risco de que a promessa caia em desuso ao longo da execução.

Compartilhe seus objetivos com alguém de confiança – Escolha uma pessoa próxima, que ajude você a manter o nível de confiança, motivação e o questione sobre os planos. Pode ser um coaching profissional ou aquele amigo que faz você pensar na vida.

Coloque você no seu ano – Quanto mais tempo tiver para você, mais energia terá para executar seus planos em 2012. Inclua atividades de lazer, esporte, ócio ou o que fizer você “recarregar as baterias” com uma periodicidade quinzenal.

Com essas ações você terá mais controle e foco sobre aquilo que deseja realizar. Esses serão os primeiros passos para que o próximo ano seja mais produtivo!

Christian Barbosa – Especialista em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, ministra treinamentos e palestras em empresas e é autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e coautor do Mais Tempo, Mais Dinheiro.

Uma ajuda para organizar seus planos e garantir a produtividade pode ser com o auxílio do Outlook . Confira a ferramenta e siga levando seu negócio para o sucesso.

Faça a si mesmo as seguintes perguntas para avaliar se uma força de trabalho remota é apropriada para sua empresa.

1. Sua empresa presta serviços a clientes?

2. Seus funcionários passam mais de 50% do tempo nas instalações dos clientes?

3. A maioria de seus funcionários tem laptops?

4. Você tem funcionários que viajam frequentemente a trabalho?

5. A maioria de seus funcionários passa mais de uma hora por dia indo e voltando do trabalho?

6. A maior parte dos seus negócios é conduzida em uma indústria não regulada?

7. Seus funcionários têm as ferramentas tecnológicas necessárias para trabalhar remotamente?

8. Sua empresa tem a capacidade de compartilhar documentos com segurança?

9. Seus profissionais de TI dão suporte a usuários de múltiplos locais?

10. Seus funcionários estão abertos à ideia de trabalhar remotamente?

RESULTADOS

Para ver se sua empresa deve considerar a adoção de uma força de trabalho remota, verifique quantas respostas “sim” você marcou nas perguntas acima.

7-10: Se você respondeu “sim” a sete ou mais perguntas, uma política de uso e um programa de trabalho remoto abrangentes têm o potencial de melhorar significativamente o desempenho de seus negócios e a satisfação de seus funcionários.  Veja mais adiante outras informações sobre a infraestrutura e o protocolo recomendados para implementar esse programa em sua organização da melhor forma possível.

4-6: Se respondeu “sim” a quatro, cinco ou seis perguntas, o investimento em ferramentas específicas de comunicação e colaboração, como o Office 365, e a implementação de uma política de trabalho remoto podem trazer benefícios à sua empresa.

0-3: Se respondeu “sim” a três perguntas ou menos, é provável que você não precise de um programa completo de trabalho remoto no momento, mas o estabelecimento de uma política de trabalho remoto seria conveniente. A política deve determinar o protocolo adequado a ser seguido pelos funcionários nas ocasiões em que precisarem trabalhar em casa.

Como a empresa pode implementar iniciativas de teletrabalho?

Vejamos alguns passos a considerar durante a implementação de iniciativas de teletrabalho:

1. Em primeiro lugar, sua empresa tem uma política consistente ou formal de teletrabalho? Com o apoio dos líderes da organização e do RH, as políticas de teletrabalho podem melhorar a produtividade e a motivação, além de formar a base para a implementação da tecnologia.

2. Em segundo lugar, avalie seus recursos tecnológicos internos e remotos. Seus funcionários conseguem se comunicar e colaborar facilmente um com o outro dentro e fora do ambiente do escritório? A incorporação de ferramentas de colaboração internas como o SharePoint e o Lync e de tecnologias de trabalho remotas como a computação de nuvem capacitará os funcionários a conduzir os negócios com mais eficiência dentro e fora do escritório.

3. Terceiro, a segurança dos sistemas internos e remotos. A acessibilidade e a colaboração instantânea são essenciais no clima de negócios atual, mas muitas empresas cometem o erro de usar a rede pública ou plataformas de mídia sociais para trocar ideias e informações confidenciais. Alguns avanços na tecnologia de colaboração e comunicação, como o Office 365, têm ajudado uma força de trabalho móvel crescente a trabalhar com mais segurança que nunca.

Dicas para anunciar a implementação do trabalho remoto

Uma implantação bem-sucedida de um programa de trabalho remoto resulta em uma combinação de tecnologias e políticas. Depois de implementar a infraestrutura tecnológica de trabalho remoto adequada, é importante comunicar a todos qual é a política de uso. Definir diretrizes e expectativas claras desde o início ajuda a estabelecer uma relação de confiança entre a administração e os funcionários e garante um uso eficaz da política de trabalho remoto em toda a organização. Considere o uso dos três passos a seguir para divulgar o novo programa de trabalho remoto:

• Passo 1. Desenvolva e compartilhe um plano com expectativas claras. Isso inclui o uso adequado das propriedades da empresa, tais como computadores e celulares, e diretrizes sobre gastos reembolsáveis.
• Passo 2. Aborde todas as possíveis preocupações. Deixe bastante claro que o trabalho remoto não influenciará aumentos, bônus ou promoções. Isso reitera as expectativas de desempenho e os programas de gratificação da empresa.
• Passo 3. Estabeleça canais claros de comunicação com expectativas e horários. Estabelecer e comunicar com eficácia uma política de trabalho remoto ajuda a definir regras básicas e a gerar confiança em toda a organização.

Recentemente realizei uma pesquisa com associadas do “Grupo de Mulheres de Negócios” do LinkedIn. A pergunta era “O que mais irrita vocês no ambiente de trabalho”? Abaixo, as respostas mais comuns:

- Gente que interrompe uma reunião para pedir ou perguntar algo que poderia aguardar um momento mais adequado. Será que tudo é urgente ou a urgência é nossa e os outros que esperem, estejam com visitas, em reunião com fornecedor, com funcionários ou terminando algum relatório importante? Priorizar o trabalho dos outros é sinal de respeito. Entrar sem bater também não é bem-visto entre as que responderam a pesquisa.

- Pessoas que só apresentam problemas, mas nunca trazem a solução. Lembro que alguém disse, brincando, que não queria ouvir só a problemática, mas queria também a “solucionática”. Ao apresentar um problema, devemos sempre  tentar apresentar possíveis alternativas. Isto agiliza o processo e mostra proatividade, sinaliza que você pensou no assunto, não delegando ao outro a responsabilidade pela solução do problema.

- Pessoas que têm um emprego, mas não um trabalho. Elas têm um lugar onde ir todos os dias, mas isso não quer dizer que tenham necessariamente funções a desempenhar. Elas fazem do escritório o local para resolver seus problemas particulares, gastando tempo, recursos e produtividade da empresa em benefício próprio. Principalmente aquelas pessoas que estão mudando de casa ou que tiveram filhos, todos os momentos são gastos em atividades para as quais não são remunerados e que ultrapassam os limites acordados com a empresa para a tal atividade. Há que se usar o bom senso. Mudar de casa, ter um filho, casar, divorciar-se, são eventos importantes, mas o trabalho também. Combinado um prazo com o chefe, é cumprir a agenda e seguir adiante. É o que a empresa espera de todo mundo.

Gladis Costa

- Assédio moral é um problema seríssimo dentro das empresas. Não basta ter o cargo, é preciso gritar para quem quiser ouvir que o poder está nas mãos e o detentor usa como quiser, deixando claro quem manda ali e criando situações embaraçosas e constrangedoras para quem convive com gente assim que acha que o cargo é como um distintivo de xerife. Um verdadeiro abuso do poder com  ofensas a granel.  Isto independe do sexo do chefe, diga-se de passagem. Infelizmente, mulheres tendem a ser mais emotivas do que homens neste quesito e extravasam de forma mais “marcante” frente aos seus subordinados

- Falta de comunicação. Reuniões onde grandes temas são discutidos e detalhes são omitidos – no final, são os detalhes que vão fazer toda a diferença e afetar sensivelmente a satisfação do cliente. Aqui é uma lição de casa para os dois lados, a comunicação precisa ser redundante às vezes para que os dois lados garantam  que tudo foi plenamente entendido, sem margens de dúvidas e desentendimentos futuros.

- Falta de feedback dos chefes. Você não pergunta, seu chefe não responde e ninguém parece se preocupar como andam as relações – bom, não é só o business que precisa ser gerenciado ou as operações do dia-a-dia, é preciso checar se os canais estão abertos, livres de ruídos, se alguma coisa precisa ser melhorada (leia-se, dos dois lados). Chefes tendem a ser hiper-ocupados e focados nas necessidades do negócios, não exatamente na carreira dos funcionários. Quem tem que pensar nisto são os próprios. Lembrar o chefe de dar feedback é bom e só traz benefícios. E o feedback precisa ser para o chefe também, claro, há que se ter jeito para falar, mas ele, como qualquer ser humano, erra e cabe a você apontar áreas de melhoria. A empresa agradece.

- Concorrência desleal parece ser algo que desagrada as mulheres de negócios em níveis muito elevados. Ninguém gosta de ver seu trabalho sendo apresentado por outra pessoa e não ter seus créditos recebidos, mas acontece. Acho que vale uma conversa muito franca com as partes envolvidas e por que não, reivindicando a parte que lhe cabe nos louros. A César o que é de César. Quem sabe seu chefe não sabe que você é a dona daquela idéia fantástica.

- Politicagem é algo que incomoda muita gente. Algo difícil no ambiente corporativo é separar o pessoal do profissional. Protecionismo, misturar amizade com negócios é uma receita certa para criar um clima de tensão e desconfiança dentro da empresa e não é  justo. Evidentemente, se  a pessoa quer indicar alguém realmente competente, nada impede que isto seja feito e no final das contas, o fato de ser amigo do chefe pode até ser esquecido, mas que ela terá que fazer por merecer, ah, isto vai ter que ser feito mesmo!

- Mulheres de negócio não gostam da “rádio peão” ou o “telefone sem fio”. Algo que existe desde os primórdios do mundo corporativo ou desde que inventaram o cantinho do café. Pessoas gostam de ouvir, aumentar, fofocar, talvez para mostrar que têm informação ou para mostrar que sabem mais do que outros, mas isto deve ser coibido na medida do possível. Acho que isto é mais uma atitude individual do que do grupo. Quando o assunto começar a cair para “sabem da última?”, discretamente, pegue seu café e se afaste do grupo. Se precisar, use o celular para fazer aquela ligação que planejava fazer mais tarde. Não faça parte da fofoca. Como alguém sabiamente comentou: pessoas inteligentes falam sobre idéias, pessoas comuns falam sobre coisas, pessoas medíocres falam sobre pessoas.

Gladis Costa é formada em Letras, com pós-graduação em Jornalismo, Comunicação Social e especialização em Tecnologia e Negócios pela PUC-SP. Em 2005 lançou seu primeiro livro de crônicas, “O Homem que Entendia as Mulheres”. Atualmente é Gerente de Marketing e Comunicação da PTC para a América Latina.

Utilize alguns modelos prontos para seu Office e deixe seu dia ainda mais produtivo. Faça uma linha do tempo e tenha total domínio sobre reuniões, evolução de sua empresa e comparação com a concorrência.

Levantamos nove dicas para tornar a sua experiência no Microsoft Word 2010 ainda mais rica. Veja só:

01. Insira marca d’água rapidamente

Muitas vezes é necessário inserir uma marca d’água no documento com dizeres como “minuta”, “confidencial”, “rascunho”, “exemplo”, logo de sua empresa, entre outros. No Word 2010 isso é fácil. Clique no menu “Layout da Página” e, no box “Plano de Fundo da Página”, clique no ícone “Marca D’Água”. Existem alguns modelos pré-instalados, mas você pode personalizar o seu. Basta clicar na opção “Personalizar Marca D’Água” e fazer os ajustes que mais se adequam à suas necessidades.

02. Mude a fonte padrão do Word 2010

Durante a programação do Word 2010, a fonte escolhida para ser o padrão dos documentos foi a Calibri tamanho 11, mas você pode mudar este padrão para a fonte que você quiser. Para fazer isso, vá até a aba “Página Principal” do software, procure a caixa “Estilo” e clique com o botão direito na opção “Normal”. Feito isso, selecione a opção “Modificar”. Na janela que abrir você pode escolher a fonte, tamanho, cor e até alinhamento que serão padrões em cada novo documento.

03. Salve fontes dentro do arquivo

Quantas vezes você já não redigiu um documento ou apresentação com um determinado tipo de fonte e, quando você enviou para uma pessoa ou acessou de um outro computador o documento veio desformado porque a fonte que você utilizou não estava instalada no computador que está abrindo este arquivo? Agora, você não precisa passar mais por isso. Vá até o menu “Arquivo” e clique em “Opções”. Na categoria “Salvar”, assinale a caixa “Inserir Fontes no Arquivo” e pronto. Vale lembrar que esta ferramenta só é possível para fontes TrueType e OpenType.

04. Criar um post para seu blog diretamente do Microsoft Word 2010

Você não precisa mais entrar no painel de controle do blog de sua empresa para atualizá-lo. Um recurso do Microsoft Word 2010 possibilita a criação de posts para as plataformas mais utilizadas de blogs. Vá até o menu “Arquivo” e selecione a opção “Novo”. Clique em “Postagem no blog” e depois em “Criar”. Se é a primeira vez que você usa este recurso será preciso configurar a conta de seu blog ou até mesmo criar um sem sair da tela do Microsoft Word. Com a conta configurada, basta criar posts do seu editor de textos publicá-los. É possível configurar fonte, cores, tamanhos, inserir imagens, hiperlinks e até mesmo gráficos e tabelas.

05. Inserir texto de teste

Quando desejamos testar uma formatação ou algum outro recurso do Microsoft Word 2010, normalmente copiamos uma notícia da internet ou digitamos aleatoriamente letras do teclado afim de conseguir um texto básico. Outra forma de fazer isso é copiando e colocando este código num novo documento: =lorem(x,y) Substitua a letra X pelo número de parágrafos que você quer que seu texto tenha e o Y pelo número de linhas de cada parágrafo. Feita esta alteração pressione “Enter”, logo após o código. Um texto lorem ipsum irá surgir e você pode testar sua formatação nele.

06. Arquivo sempre presente no Documentos Recentes do Word 2010

A funcionalidade de “Arquivos Recentes” do pacote Office é uma mão na roda e evita que você perca tempo procurando um arquivo que você criou ou editou há pouco tempo. Para poupar ainda mais o seu tempo, o Microsoft Word 2010 possibilita que você escolha os arquivos que vão aparecer no Documentos Recentes para que ele esteja sempre ao seu alcance. Um documento com telefones de clientes, controle de estoque e modelos de atas, por exemplo, costumam ter um acesso muito frequente e este recursos vai deixar seu trabalho muito mais rápido. Faça o seguinte: acesse o menu “Arquivo” e clique em “Recente”. Será exibida uma lista de documentos e, ao lado de cada um, você verá um ícone que se assemelha à uma tachinha. Basta clicar em cima deste ícone nos documentos que você quer que estejam sempre a mão para que eles apareçam sempre.

07. Inserir screenshots automaticamente

Você não precisa mais apertar o botão prt sc, colar a imagem em um editor de imagens, cortar e depois inserir no seu documento. O Microsoft Word 2010 permite uma captura rápida de telas que você tem abertas em sua máquina. Vá até o menu “Inserir” e, no box “Ilustrações” clique no botão “Instantâneo”. Todas as janelas abertas estarão disponíveis e basta você clicar em cima da que você deseja inserir no seu documento que o programa importa automaticamente. Você também pode selecionar a opção “Recorte de tela” para fazer sua própria captura.

08. Faça uma cópia em PDF de seu documento

Você sabia que o Microsoft Word 2010 conta com um recurso que facilita a conversão de seu documento para o formato PDF? Após finalizar a produção de seu documento vá até o menu “Arquivo” e selecione a opção “Salvar Como”. Logo abaixo do campo onde você nomeia seu arquivo existe um campo chamado “Tipo”. Basta escolher a opção “PDF” e o local onde você vai salvar seu documento.

09. Salvar arquivos na nuvem para acessá-los de qualquer lugar

Foi-se a época em que você enviava seus arquivos para seu e-mail ou o gravava num dispositivo móvel para acessá-los em outros lugares. O cloud power traz e reforça a ideia de que você pode ter um espaço seu na nuvem, alimentando-o com o que você quiser e onde quiser. O Microsoft Word oferece a possibilidade de você salvar seu documento direto na nuvem em poucos cliques. Assim que você terminar a edição do seu artigo, clique no menu “Arquivo” e depois selecione a opção “Salvar e Enviar”. Clique na opção “Salvar na Web” e depois no botão “Entrar”. Faça login com seu Live ID e salve seu arquivo.

Você pode experimentar gratuitamente o Microsoft Word 2010 e todo o pacote Office. Clique aqui.

Como os sintomas não escolhem lugar, apenas hora, para se manifestarem, lidar com esse mal no ambiente corporativo pode ser um desafio e tanto, principalmente quando a mulher atua em cargos de evidência confiança e liderança. A revista Journal of Occupational and Environmental Medicine, periódico que publica estudos relacionados à saúde no trabalho, divulgou uma pesquisa que traçou uma análise do desempenho profissional das mulheres no período de TPM. Segundo o estudo, as que sofriam os sintomas faltavam duas vezes mais ao trabalho por mês do que as outras. Além disso, nessa fase, a produtividade caía mais da metade, e o índice de baixa performance permanecia na média de 7,2 dias por mês.

Ao analisar a participação das mulheres nos cargos de liderança no Brasil, correspondente a 24% em 2011 – segundo o estudo Grant Thornton International Business Report, uma pesquisa trimestral com as opiniões de executivos – direcionamos o contexto para duas realidades: a de que elas estão cada vez mais no comando; e a de que precisam estar, em maior proporção, mais atentas aos sinais da TPM para continuarem firmes nesses postos.

Um estudo realizado por pesquisadores da Universidade Estadual de Campinas e do Centro de Pesquisa em Saúde Reprodutiva da mesma cidade, mostrou que o problema é “comum” entre as brasileiras. Das 860 entrevistadas, com idade entre 18 e 35 anos, aproximadamente 80% sofrem ou já sofreram com os efeitos da Tensão Pré-Menstrual.

O Dr. Leopoldo Cruz Vieira, ginecologista do Hospital San Paolo, reafirma que a síndrome não tem cura, mas tem como controlar. “Não há um tratamento específico, mas existem algumas formas de prevenção da TPM, dentre elas: cuidar da alimentação, controlar o estresse, tomar pílula anticoncepcional, conforme orientação e acompanhamento médico. Além disso, é fundamental que a mulher pratique alguma atividade física aeróbica, no mínimo quatro vezes por semana, durante 30 minutos”, explica.

A Tensão Pré-Menstrual é causada por um conjunto de influências hormonais normais durante o ciclo menstrual e que interfere no sistema nervoso central. A causa não é definida, mas há uma tendência a relacioná-la à progesterona que atua no cérebro alterando os neurotransmissores. “Os sintomas mais comuns são irritação, tristeza, mudanças de humor e cólicas. Outro fato importante, a disfunção é uma doença reconhecida e catalogada, e possui mais de 150 sintomas”, completa Dr. Leopoldo.

TPM X produtividade

Ser um líder é, em principal, direcionar a equipe nas realizações das atividades; descobrir soluções estratégicas para determinados problemas; incentivar e estimular colaboradores; guiar o grupo para novas conquistas. Até aqui, nenhuma novidade. Mas, e ser uma líder no período Pré-Menstrual, como ser tudo isso para a equipe e ainda ter controle ante ao mix de emoções e dores no corpo?

Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade, afirma que a mulher pode “pular” os dias da TPM. Como assim? “Basta que ela trace um planejamento das suas atividades, deslocando aquelas mais ‘pesadas’ para os dias em que ela não estará de TPM. A intenção é deixar a semana que antecede esse período o mais livre de urgências possíveis, assim, ela evita as situações de altos picos de estresse”, explica Christian.

“Se ela for uma líder, esse método pode ajudar também na hora de distribuir as reuniões do mês, já que alguns encontros, com clientes e outros líderes da empresa, pode ser maçante”, comenta o especialista. Esses são alguns métodos que podem ser aplicados para as mulheres driblarem os sintomas, mas nenhum é tão efetivo quanto o autocontrole.

Facilite a organização de sua agenda utilizando o Microsoft Outlook 2010. Marque reuniões, utilize e-mails e priorize pendências através de recursos fáceis e úteis. Você também pode utilizar o Microsoft Excel 2010 para organizar gastos e até mesmo esquematizar tabelas com “aqueles dias”. Experimente agora os dois programas e mais uma série de software gratuitamente baixando o Microsoft Office 2010 Professional.

Como arrumar sua área de trabalho

Você provavelmente organiza sua mesa de trabalho colocando as canetas nas gavetas, empilhando seus cadernos segundo uma ordem e guardando suas fotos em álbuns. Agora é hora de fazer a mesma coisa com o seu computador.

As coisas que você mais usa – aquelas que você não quer perder nas profundezas da sua máquina – geralmente decoram a sua área de trabalho. Mas e aquelas coisas que você não usa todos os dias? Você pode localizar arquivos ou programas no seu computador de diversas maneiras.

- Com o Windows Search, só porque você não está vendo algo não significa que não poderá encontrá-lo facilmente. Ao digitar palavras-chave na caixa Pesquisar no menu Iniciar, você consegue localizar qualquer coisa, desde arquivos MP3 até uma planilha em Excel ou um e-mail específico.

- Listas de atalho são atalhos para as coisas que você mais utilize. Ao clicar com o botão direito sobre o ícone de um programa na sua barra de tarefas, como o Internet Explorer, Windows Media Player ou Word, você encontrará os últimos sites que visitou, as últimas músicas que ouviu ou os últimos documentos que você abriu.

- Se quiser eliminar alguns desses atalhos da sua área de trabalho, pode fixar esses programas no menu Iniciar ou na barra de tarefas. Você também pode fixar seus sites favoritos ou os documentos mais usados – como uma lista de telefones – à sua Lista de atalhos.

Como organizar sua mídia com as bibliotecas

É fácil e rápido gerenciar e acessar arquivos e conteúdos relacionados com a ajuda das bibliotecas do Windows 7.

Suas fotos, por exemplo. Você pode ter salvado fotos da mensagem de e-mail de um amigo, pode ter feito o download de um álbum online ou as transferido de sua câmera digital. Mês se elas estiverem em pastas diferentes espalhadas pelo seu computador, você pode localizá-las abrindo a biblioteca de Imagens.  Todas as suas imagens estarão lá, onde você poderá abri-las, editá-las e imprimi-las sem precisar procurar por meia dúzia de pastas para encontrá-las.

Existem quatro bibliotecas diferentes no seu computador: imagens, documentos, músicas e vídeos.

Marque as fotos agora, encontre-as depois

Outra maneira de organizar todas as fotos é marcando-as no Windows Live Photo Gallery. Você pode atribuir uma classificação, assunto ou data a cada foto, ou mesmo a um grupo de fotos, para localizá-las mais tarde. Outra opção de identificação é o reconhecimento de rosto. Clique sobre o rosto de uma pessoa e digite seu nome, seja Papai, Tio Zé ou Outro Tio Zé. Quando mais você usar reconhecimento de rosto mais rapidamente você identificará as pessoas no próximo lote de fotos que você carregar. O programa até mesmo sugere uma identificação.

Uma pessoa, três caixas de entrada, nenhum problema

Quando se tem um e-mail do trabalho, um e-mail pessoal e outro compartilhado com a família, pode ser complicado gerenciar todas essas contas, caixas de entrada e senhas.  Com o Windows Live Mail, você pode acessar todas as mensagens e listas de contatos a partir das suas contas do Hotmail (junto com as de outros provedores) diretamente na sua área de trabalho.

Ao configurar o Windows Live Mail para acessar suas diversas contas de e-mail, você pode ler, responder e organizar suas mensagens a partir da sua conta do Hotmail. Não é mais necessário entrar em múltiplos sites para verificar múltiplas contas. E se de repente você receber um daqueles e-mails de “alta prioridade” enquanto escreve uma mensagem pessoal, poderá vê-lo imediatamente no topo da sua caixa de entrada do Windows Live.

Anote para não se esquecer

Se você for como eu que sempre escreve bilhetinhos e sai colando-os na sua escrivaninha, calendário ou geladeira para não se esquecer da consulta ao dentista ou de passar o fio-dental – você já pode jogá-los fora porque agora o Windows 7 trouxe as Notas Autoadesivas para o seu computador.

Assim como os bloquinhos que usamos no escritório, as Notas Autoadesivas podem ser usadas para registrar listas de tarefas, números de telefones ou algumas das suas ideias brilhantes.

Se você não estiver perto do seu computador e se sentir inesperadamente inspirado, o OneNote 2010, um programa do Microsoft Office, é um caderno digital onde você pode anotar recados, mensagens ou qualquer coisa que normalmente pegaria um pedaço de papel para escrever. O OneNote também pode ser sincronizado com o seu telefone, computador e Windows Live SkyDrive, assim você pode acessar suas anotações onde quer que esteja e a qualquer momento.

Organize sua caixa de entrada

Você não guardaria na sua escrivaninha envelopes abertos e rascunhos de cartas por anos a fio (a não ser que você esteja tentando participar de um reality show sobre TOC e colecionismo). Então porque fazer isso com a sua caixa de entrada?

Tanto o Outlook quanto o Hotmail oferecem diversas soluções para organizar as mensagens que você quer manter e eliminar as demais. Você pode ajustar seu filtro de Lixo eletrônico para que o Outlook desvie todas essas mensagens que você não quer receber para a pasta Lixo eletrônico. Você pode adicionar remetentes conhecidos para a lista de Remetentes confiáveis, enquanto os demais – propagandas de lojas online, boletins informativos que não lhe interessa ou spam não solicitado de alguém conhecido – raramente chegarão à sua caixa de entrada.

Se você usa Hotmail, pode eliminar todas as mensagens de um remetente específico com apenas alguns cliques. Ao mesmo tempo, você tem a opção de bloquear futuras mensagens desse remetente para evitar receber e-mails novamente.

Marque no seu calendário

Lembra-se do seu calendário de casa, aquele que fica colado na geladeira com um imã? Quando foi a última vez que você parou para olhá-lo, quanto mais adicionar um lembrete de aniversário, um almoço de negócios ou um happy hour?

Faça o download de um modelo gratuito de calendário do Microsoft Office e coloque o calendário de casa no seu computador, sincronizando-o com seus telefones e dispositivos móveis.

Ao compartilhar o seu calendário do Windows Live SkyDrive, você pode conceder a algumas pessoas permissão para acessar datas, eventos e outras ocasiões especiais em tempo real. Você nunca mais vai perder um jogo de tênis ou se esquecer do seu aniversário de casamento. E se clicar em Excluir, ninguém precisa se lembrar do seu aniversário.

Livre-se daquilo que não usa mais

Já abriu um armário e viu um casaco que há décadas não sai do cabide?  Ou uma saia que foi usada pela última vez há pelo menos três Copas do Mundo? Você provavelmente se livrou desses itens, certo? Então vamos esvaziar o seu computador limpando algumas pastas e programas desatualizados que estão no seu disco rígido.

Limpar seus arquivos antigos é mais fácil do que você pensa. Ao clicar na guia Propriedades, você verá a última vez que abriu o documento, imagem ou programa. Se fizer mais de 6 meses que você o acessou, talvez seja hora de excluí-lo.

Após remover os itens que estão juntando poeira virtual, não se esqueça de esvaziar a Lixeira. Mas agora, é a sua vez de se livrar dessas coisas.

Chamando o backup

Agora que você já sabe como se livrar de arquivos indesejados, que tal proteger aqueles que você mais precisa? Seus arquivos, imagens e projetos mais valiosos devem ter um backup em uma unidade de disco externa ou em um CD. Com a opção de Backup e Restauração do Windows 7, você pode optar por salvar manualmente seus arquivos ou configurar backups automáticos em um local designado.

Se você não possui um disco rígido externo ou se quiser acessar arquivos de qualquer computador, você pode se registrar gratuitamente em uma conta do Windows Live SkyDrive. Salve e compartilhe seus arquivos mais importantes, documentos Microsoft Office ou até mesmo imagens e vídeos.  Suas informações mais valiosas serão protegidas por senha e poderão ser acessadas de qualquer computador com uma conexão com a Internet.