Para os novos empresários, manter o fluxo de caixa saudável deveria ser a prioridade número 1 do negócio – esta é a opinião do especialista em gestão, Brad Sugars. Ele publicou um artigo no portal Entrepreneur com cinco ideias para que os empreendedores comecem a trabalhar nesta questão.

Segundo Sugars, para os proprietários de empresas iniciantes, um dos erros maiores – e mais comuns – é colocar outras metas de negócios à frente do fluxo de caixa.

Claro que é importante investir tempo na construção de sua marca e gerar oportunidades de vendas, mas é absolutamente vital cultivar rapidamente um fluxo constante do que os contabilistas chamam “fluxo de caixa livre” – ou seja, a quantidade de dinheiro entrando na sua empresa deve estar acima de todas suas despesas. Afinal, se você não tem dinheiro, você não terá como preocupar-se com as outras coisas.

Se possível, mantenha entre 10 a 20% da receita mensal em mãos porque nesse momento você será capaz de reinvestir um montante para o crescimento do seu negócio — pode ser na aquisição de produtos adicionais ou linhas de serviços, mais fornecedores ou até mesmo para construir a equipe que você precisa.

Aqui estão cinco maneiras de manter o dinheiro fluindo constantemente em seu negócio:

1. Conheça suas despesas.

Embora a oferta de descontos – através de sites de venda coletiva possa ajudar você a atrair novos clientes, vender perdendo dinheiro não vai ajudá-lo a gerar um fluxo de caixa positivo.

Meu ponto de vista? Nunca ofereço desconto. Mas se você oferece, saiba os custos, o impacto do que você está oferecendo e esteja preparado para as consequências. Entre outras coisas, você precisará saber seu custo base total – ou seja, o que você paga por algo. Você também deve saber o quanto você deve idealmente cobrar, o custo da sua oferta e as margens de lucro em seu produto ou serviço. Quanto mais você souber sobre seus descontos, mais saberá se está lucrando, empatando ou operando em prejuízo.

Saiba mais sobre quanto cobrar por seu produto ou serviço neste post.

2. Ofereça pacotes de produtos e serviços.
Mesmo que descontos não sejam sempre recomendados, agregar valor é. Por meio da criação de pacotes de produtos ou serviços, por exemplo, as empresas podem injetar boas quantidades de valor agregado — e tangível — em suas ofertas por um custo muito baixo.

Um bom exemplo são os contratos de manutenção que alguns fabricantes de automóveis oferecem com a compra de um carro novo. Não é só o tipo de oferta que ajuda a dissipar uma grande preocupação ou frustração dos clientes. Atente-se não só a qualidade do serviço oferecido mas também ao pacote de benefícios destinados ao seu cliente porque se não ele terá mais motivos para a insatisfação.

Simplificando, você pode aumentar seu preço inicial ao diminuir a percepção de risco oferecendo algo tão básico como uma garantia.

3. Crie produtos ou serviços lucrativos após ofertas atraentes.
Se você sabe que sua oferta inicial aos novos clientes não será rentável, encontre maneiras de criar preços mais elevados nos próximos produtos ou serviços. Talvez a primeira hora de serviço seja grátis para atrair consumidores, mas este esforço será recompensado nas horas subsequentes. Ou talvez, um advogado concorde em receber honorários iniciais mais baixos se o cliente é um candidato provável para consultas de planejamento imobiliário no futuro.

4. Incentive a fidelização.
Se você estiver em um negócio orientado ao volume, como vendas no varejo, compradores fiéis são essenciais para um fluxo de caixa saudável, lucro e crescimento. Na maioria dos casos, você não vai começar a lucrar com um cliente até a terceira, quarta ou quinta transação. Por esse motivo, você precisará dedicar seus esforços para obter clientes fiéis – e mais frequentemente.

Considere os programas de fidelidade, ofertas e outros programas de compradores frequentes. Lembre-se que a palavra “grátis” é um incentivo muito atrativo entre os consumidores e os custos de financiamento de um brinde pode facilmente ser coberto, enquanto você está lidando com excesso de estoque. Parcerias com comerciantes locais também podem render ótimos negócios.

5. Faça a pré-venda de produtos ou serviços.
Para os proprietários que desejam incentivar vendas mais cedo, a pré-venda de seus produtos ou serviços é uma ótima opção. Você pode incentivar a pré-venda como uma maneira de seus clientes planejarem o futuro oferecendo um presente ou uma vantagem – assim você planeja seu fluxo de caixa com antecedência.

Um salão de cabeleireiros, por exemplo, pode oferecer um pacote com 10 sessões de manicure e divulga-lo em sites de compras coletivas – uma opção que vem sendo muito utilizada pelas empresas que buscam expandir sua marca e atrair novos clientes – assim facilita o planejamento financeiro de seus consumidores e você ainda programa seu fluxo de caixa.

Mas como controlar tudo isso? Confira nos post abaixo como a tecnologia pode ajudá-lo!

Como usar o Excel para fazer uma análise na sua empresa

Por Pam Newman

Como proprietários de empresa, sabemos que é verdade: o dinheiro é o rei! Sem ele, sua empresa não sobreviveria. Isso porque você precisa de dinheiro para operar e desenvolver seus negócios. De que outra forma você garantirá que é capaz de comprar suprimentos, pagar o aluguel, fazer propaganda, contratar funcionários ou cuidar de todas as outras atividades que precisam de dinheiro?

O fluxo de caixa é a vida de qualquer empresa e é fundamental que você compreenda o fluxo de entrada e o de saída da forma adequada. Vamos então olhar mais de perto como o fluxo de caixa funciona:

O dinheiro entra na empresa por meio de:

- Vendas de produtos e serviços;
- Recursos vindos de empréstimos ou cartões de crédito;
- Vendas de bensInvestimentos do proprietário.

O dinheiro sai de uma empresa por meio de:

- Gastos com os negócios;
- Pagamentos de empréstimos ou cartões de crédito;
- Compras de bens;
- Dinheiro retirado pelo proprietário.

Essas entradas e saídas de dinheiro podem ser categorizadas em três partes principais dos negócios:

- Operacional: que cobre as vendas e os gastos com os negócio
- Investimentos: que cobre vendas e compras de bens
- Financiamento: que cobre pagamentos e rendimentos de empréstimos, além de investimentos e retiradas de dinheiro por parte do proprietário

O ideal seria gerar a maior parte do fluxo de caixa com as atividades operacionais, ou seja, a venda de produtos e serviços. Isso é fundamental para o sucesso da empresa a longo prazo já que os outros dois aspectos (investimento e financiamento) não são viáveis para gerenciar e desenvolver a empresa.

As atividades operacionais geram entrada e saída de dinheiro por meio da venda de seus produtos ou serviços, da compra de materiais e de outros gastos gerais dos negócios. O fluxo de caixa das operações reflete as atividades diárias da sua empresa. Haverá momentos em que as entradas e saídas de dinheiro serão geradas por investimentos e financiamentos, mas são aspectos complementares.

A geração de fluxo de caixa por meio de atividades de investimento está relacionada à compra e venda de bens fixos (como imóvel, fábrica ou equipamento). Atividades de financiamento geram entrada de dinheiro por meio de investimentos na empresa por parte dos proprietários ou de empréstimos. Quando você paga a quantia principal dos empréstimos e cartões de crédito, você faz com que o dinheiro saia em consequência das atividades de financiamento (o pagamento dos juros dos empréstimos e cartões de crédito é classificado como atividade operacional). Quando o proprietário investe ou retira dinheiro dos negócios, ele altera seu patrimônio e essa é uma atividade de financiamento.

É importante entender como as entradas e saídas refletem a saúde da sua empresa. Em alguns momentos, você pode querer gerar fluxo de caixa por meio de atividades de financiamento ou investimento. Porém, para que sua empresa tenha sucesso em longo prazo, você tem de gerar vendas e, assim, gerar fluxo de caixa com as atividades operacionais.

Você pode analisar seu fluxo de caixa simplesmente somando as entradas de dinheiro e subtraindo as saídas, para saber qual foi a variação em um determinado período, geralmente, um mês. Se não quiser fazer isso manualmente, uma das maneiras mais simples de analisar o fluxo de caixa é usar um programa de contabilidade.

Previsões de fluxo de caixa devem fazer parte do seu planejamento de orçamentos, para garantir que você está administrando a empresa de maneira eficaz. Se você não entender os conceitos básico do fluxo de caixa, pode passar por uma crise financeira enquanto espera receber o dinheiro dos seus clientes, mas já tendo que pagar as suas contas. Isso é ainda mais importante para quem vende muita coisa a prazo: nesse caso, você tem que ter dinheiro suficiente para cobrir suas despesas diárias até que seus clientes paguem o que devem a você. Essa não é uma situação fácil, por isso, é essencial entender quando o dinheiro entra e sai da empresa.

É muito simples: entender de onde vem seu dinheiro e para onde ele vai é essencial para a administração do seu pequeno negócio.

Pam Newman é colunista de administração financeira do site Entrepreneur.com e presidente da RPPC Inc., que ajuda empresários a terem sucesso em seus negócios por meio de treinamento e consultoria para pequenas empresas nas áreas de contabilidade e gerenciamento. Ela também é autora de Out of the Red (“Fora do vermelho”, ainda sem tradução no Brasil) um guia de contabilidade para donos de pequenas empresas.

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Por Joseph Anthony

Um dos desafios de administrar uma empresa pequena é lidar com a variação “8 ou 80″.

Não falo apenas do fluxo de negócios, mas também do fluxo de dinheiro que entra e sai da empresa. Aqui estão seis ideias para melhorar o fluxo de caixa da sua pequena empresa:

1. Envie as contas imediatamente
Já se viu tão ocupado cuidando da sua empresa e cumprindo prazos que não teve tempo de mandar as contas de maneira regular? Você não está só. Conheço um empreiteiro que, às vezes, deixa de enviar as cobranças por pequenos reparos até que chega o prazo para o pagamento de impostos e ele percebe que não tem o dinheiro necessário para pagar. Se você ainda não tem um sistema pronto, comece (ou aponte um funcionário para começar) a enviar as cobranças por projetos regularmente. Ao combinar projetos de longo prazo, negocie de início pagamentos regulares em vez de deixar a quantia se acumular até a conclusão do contrato.

2. Crie incentivos para pagamentos mais rápidos
Pequenas empresas às vezes podem reduzir bastante o tempo de espera pelos pagamentos oferecendo descontos para pagamentos rápidos. Já recebi cobranças de empresas oferecendo descontos de 1% ou 2% para pagamentos em até 10 dias. Se eu já tivesse decidido pagar a conta dentro do prazo de qualquer forma, provavelmente mandaria o cheque logo para ganhar esse pequeno desconto. Bom para o meu bolso, bom para o fluxo de caixa da empresa.

3. Evite desde o início clientes que demoram a pagar ou não pagam
A melhor maneira de evitar problemas no fluxo de caixa causados por clientes que não pagam é eliminar aqueles que demoram ou deixam de pagar antes de se tornarem clientes. Assim, se alguém está prestes a se tornar um cliente significativo, pesquise-o. Peça (e verifique) referências de crédito. Ligue para outras empresas que já fizeram negócios com esse cliente. Você pode até pagar uma verificação de crédito feita por uma empresa especializada.

4. Use trocas em vez de dinheiro
Você pode reduzir a pressão sobre o dinheiro imediato se precisar de bens e serviços de alguém e puder trocar esses bens e serviços pelos seus. Observação: essa não é uma forma de reduzir impostos, você ainda tem de incluir a troca na declaração do imposto.

5. Melhore o seu estoque
OK, você não pode passar para um sistema de “estoque imediato” como alguns fabricantes fazem hoje em dia. Que tal um “estoque em menos tempo”? O dinheiro gasto no estoque é dinheiro parado e não gera nem juros nem economia para você. (Uma exceção: você pode se gabar de um “estoque em excesso” se encontrar um produto muito barato, comprar bastante e puder revendê-lo depois por um preço muito mais alto). Às vezes, reduzir o estoque pode ser simples. Já vi donos de restaurantes reduzirem o tamanho das suas adegas, concentrando-se em vinhos de qualidade de poucas regiões em vezes de tentar ter de tudo. Se o cliente ainda tiver boas opções, pode não se importar de haver menos opções do que antes.

6. Tente unir seus empréstimos
Sei que geralmente é difícil, para pequenas empresas, pegar dinheiro emprestado. Porém, fico surpreso com a quantidade de maneiras que os empresários encontram para fazer empréstimos. Um dono de pequena empresa que eu conheço tem apenas um funcionário, mas tem quatro empréstimos diferentes para sua empresa: um empréstimo para os equipamentos, um para o carro, uma linha de crédito e um cartão de crédito. Se você também tem muitos empréstimos para sua empresa, analise as taxas e termos de cada um. Você pode conseguir unir dois ou mais empréstimos em uma conta com juros baixos e melhorar seu fluxo de caixa. Não sou fã de prolongar o pagamento de empréstimos, mas, se estiver pensando em negociar a união de empréstimos antigos na forma de um novo empréstimo, pode tentar fazer um empréstimo com prazo mais longo para conseguir parcelas menores.

Joseph Antony é especialista em finanças e questões tributárias que afetam pequenas empresas.

Você também pode controlar o fluxo de caixa de seu negócio através de planilhas gratuitas disponibilizadas no Grátis e Melhor.

A Luciana Falcão, leitora do Pensando Grande, entrou em contato com o blog pois estava com algumas dúvidas em relação à gestão financeira de sua empresa. Procuramos um especialista para dar algumas dicas. Laecio Barreiros, da L&Barreiros Controladoria, focada em pequenas e médias empresas, fez uma análise da situação apresentada pela leitora e deu algumas sugestões.

Se você também quiser tirar suas dúvidas com o especialista entre em contato com o Pensando Grande e envie sua pergunta!

Dúvida da leitora

Tenho uma empresa cadastrada desde 2007 no ramo de empréstimo. Desde a criação, não consegui tirá-la do vermelho. Estava poupando um dinheiro para pagar as dívidas que havia contraído, porém meu marido queria abrir uma lan house. Para ajuda-lo, peguei minhas economias e ajudei-o a realizar seu sonho. Após 4 meses precisei ajuda-lo com reforma, compra de material para o funcionamento do negócio dele, etc. Sendo assim, comecei a tirar do capital de giro da minha empresa dinheiro para fazer tais reformulações. Nunca consigo quitar minhas dívidas e sempre fico devedora. Gostaria de contratar um funcionário para me ajudar, mas fico receosa em não poder paga-lo. Tenho um exemplo bem próximo sobre isso: meu marido contratou uma pessoa para ajudar na lan e não pode pagar no final do mês.

Além disso, gastamos cerca de R$ 7 mil para comprar o material para o negócio do meu marido no meu cartão de crédito, sendo que ainda falta comprar uma série de coisas como cadeiras, trocar máquinas que estão com problemas, etc. O aluguel da lan house também atrasou, logo está com as portas fechadas há 10 meses.

Não consigo fazer um financiamento nem pela Caixa pois não tenho como ficar pagando ao corretor. Devo ainda no cheque (que sempre volta) e o gerente do meu banco disse que não posso abrir uma linha de crédito em nome dele pelo meu nome estar sujo. A empresa de meu esposo está no nome dele e da minha filha, os nomes estão limpos. Preciso muito de ajuda, será que há solução para meus problemas?

Resposta do especialista – Laecio Barreiro

Prezada Luciana,

Sugiro um plano de saneamento financeiro em suas empresas, tecnicamente chamamos esta ação de Turnaround:

Mas para colocar o plano em pratica, você deve corrigir alguns vícios:

1)      Não misturar as contas da Lan House com as da sua Empresa de Empréstimos. Mantenha todas as contas separadas, das empresas e também da Pessoa Física, ou seja, da família.

2)      Parece-me que a situação da Lan House está próxima ou em situação de falência, pois com as portas fechadas há mais de 10 meses, só produziu custos e despesas. Neste caso só há uma alternativa: fechar definitivamente o negócio e iniciar a  liquidação (venda) dos ativos, que são as máquinas e equipamentos. O capital conseguido deve ser investido na empresa de empréstimos para torná-la saudável, este caixa adicional será fundamental para o plano de saneamento.

Corrigido e tratado o assunto Lan House, precisamos agora adequar suas expectativas a um plano tático de retomada da lucratividade, deixar de lado o imediatismo e pensar no seu negócio com a visão de médio e longo prazos.

Vamos então a algumas sugestões que podem produzir efeito em um período mais longo:

Estruturar uma Política de Saneamento Financeiro

1º. Relacione em uma planilha de Excel todas as dívidas contraídas, com saldo devedor, quantidade de parcelas, taxa de juros, se parcelada o valor da prestação mensal.

2º. Relacione seus gastos fixos e variáveis necessários para a operação do seu negócio.

3º. Relacione suas receitas com faturamento, ou seja, as entradas pela venda dos seus serviços prestados.

Junte todas estas informações e estruture em uma outra planilha com uma visão de fluxo de caixa, conforme o exemplo abaixo:

Você pode fazer download grátis de um modelo de Fluxo de Caixa no portal Grátis e Melhor.

Esta planilha irá proporcionar uma visão dos “Gastos Fixos e Variáveis”, as “Receitas” e principalmente a “Geração de Caixa no Negócio”, que é o dinheiro que sobra para amortizar suas dívidas e fazer novos investimentos.

Conhecendo a sua capacidade de Geração de Caixa, procure as pessoas e empresas que você contraiu as dívidas e inicie uma negociação com o objetivo de aumentar o prazo de pagamento e reduzir o custo das dívidas (redução de taxa de juros) compartilhando com eles o seu plano de Saneamento Financeiro.

Geração Futura de Receita

Outro ponto fundamental para sucesso deste plano é garantir a receita/entrada de caixa planejada, que ela seja constante e se possível torná-la crescente com o aumento do número de clientes atendidos e aumentando o valor agregado aos seus produtos atuais.

Sugiro que você busque estruturar parcerias e convênios com empresas e associações para garantir fluxo contínuo de clientes, enfim, medidas simples que não precisam de investimentos para alavancar novos negócios. Nesta fase, criatividade e disposição para vendas são as palavras de ordem.

Com esta fórmula e visão de médio e longo prazos, a geração de caixa irá aos poucos crescendo, fazendo com que as dívidas sejam aos poucos amortizadas e liberando caixa para novos investimentos e, assim, gerando condições favoráveis para obtenção e acesso a novas linhas de crédito.

Perseverança, disciplina e, novamente, visão de médio e longo prazos são requisitos fundamentais para obtenção de sucesso em qualquer plano de retomada da lucratividade, técnica denominada “Turnaround“.

Vale lembrar ainda que o plano deve ser mensalmente revisado para acompanhar sua realização. Compare os resultados reais com o que foi planejado. Chamamos isto de apurar o “Real x Orçado”.

Desejamos sucesso!

O Marcos Antonio, leitor do Pensando Grande, entrou em contato com o blog pois estava com algumas dúvidas em relação à gestão de sua nova empresa, a Sempre Serviços Empresariais, que oferece prestação de serviços contínuos. Laecio Barreiros, da L&Barreiros Controladoria, focada em pequenas e médias empresas, deu algumas dicas para o novo negócio do Marcos.

Se você também quiser tirar suas dúvidas com o especialista entre em contato com o Pensando Grande e envie sua pergunta!

Dúvida do leitor

Gostaria de perguntar qual seria o caminho para empresas que atuam na área de prestação de serviços contínuos, onde o principal insumo é a mão-de-obra + encargos (+ de 70% do custo final) e os tributos chegam a 16,33% (Lucro presumido)?

A minha empresa é nova, optante do Simples Nacional, e ainda não tem cliente e a sua área de atuação é prestação de serviços contínuos, como serviços de portaria, serviços de Apoio Administrativo, Serviços de Limpeza e Conservação. O  foco inicial de meus futuros clientes, é de pequenas e médias empresas que atuam no ramo industrial e no ramo comercial, além de serviços com a administração pública, através de licitações.

Resposta do especialista

Prezado Marcos,

Neste tipo de negócio algumas variáveis merecem controle e gestão especial, vejamos:

1)      Fluxo de Caixa: sua área de atuação basicamente é uma operação de repasse entre a receita percebida no contrato (Faturamento) e os Pagamentos da Folha e Encargos dos Funcionários, Impostos e Encargos Sociais, ficando para o Prestador (sua empresa) apenas as Taxas de Administração. Portanto, um eficiente controle de fluxo de caixa é fundamental para saúde e continuidade do negócio.

2)      O segmento de Serviços é um negocio de margens baixas e grande concorrência, portanto um caminho para os prestadores de serviços contínuos ou recorrentes é o de agregar valor ao serviço para buscar melhores margens, por exemplo: fornecer o material e insumos de limpeza e conservação com isso pode-se agregar valor ao serviço prestado.

3)      Atenção ao volume (número de clientes, contratos e funcionários) este ponto é muito importante, pois ajudam a diluir os Custos Fixos Operacionais e Administrativos necessários para gestão dos contratos e clientes.

Sugiro que você formate um controle de apuração de resultados e com as seguintes premissas:

Faturamento/Receita

(-) Impostos (Simples Nacional)

(-) Folha de Pagamento dos Funcionários/Contratos

(-) Encargos s/Folha de Pagamento/Contratos

(=) Lucro Bruto   (*)

(-) Custos Fixos

(=) Lucro Liquido

(*) Este valor deve ser suficiente para bancar seu custo fixo e gerar caixa (lucro) suficiente para remunerar seu capital investido.

Bons negócios!

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Por Joseph Anthony

Sou especialista em finanças para pequenas empresas e recentemente fiz um trabalho com uma entidade sem fins lucrativos. Para a minha surpresa, descobri que muitos dos problemas financeiros dela são iguais aos enfrentados por pequenas empresas. Como:

Entender e acompanhar quanto dinheiro realmente é gasto em vários programas.

Ligar as despesas ao dinheiro que elas geram.

Lidar com problemas de dinheiro básicos (no início, a entidade contava com empréstimos dos fundadores para ajudá-la enquanto não começava a entrar dinheiro).

Determinar se as iniciativas para levantar fundos gastam mais dinheiro do que ganham.

Todas as questões acima têm a ver com saber, ou descobrir rapidamente, de onde vem o dinheiro e para onde ele vai. E, se a empresa tiver fins lucrativos, essas questões são preocupações fundamentais e diárias.

Portanto, vou analisar algumas das medidas financeiras que as empresas podem usar para ter uma noção mais clara do que estão fazendo. Você pode aprender a fazer esses cálculos à mão, na calculadora ou no computador. Também pode investir em um bom programa de contabilidade que faça a maior parte do trabalho por você.

Uma observação: você não vai ver proporções ou números “recomendados” neste artigo. As proporções variam de setor para setor e muitas das proporções usadas para medir o sucesso de empresas grandes não funcionam bem para empresas pequenas.

Atenção, entidades sem fins lucrativos: muitas características separam negócios com fins lucrativos e sem fins lucrativos (como o pagamento de impostos), mas muitos dos princípios básicos para acompanhar as finanças são parecidos.

Comece da fonte: qual é o seu fluxo de caixa?

Contadores e consultores especialistas em pequenas empresas sempre dizem que elas não prestam atenção ao fluxo de caixa, que mede quanto dinheiro você realmente tem na empresa.

“Pequenos empresários acabam aceitando encomendas grandes que lhes causam problemas”, diz Ronald Lowy, professor de administração de uma universidade nos EUA. “Eles querem o contrato, mas não recebem dinheiro suficiente no início e não têm dinheiro guardado para pagar os funcionários e outras contas enquanto esperam o pagamento do cliente. Podem ter lucro no final das contas, mas não do ponto de vista do fluxo de caixa”, avalia o professor.

A contadora Judith Dacey considera a situação de fluxo de caixa “provavelmente a coisa mais importante para você saber se os seus negócios estão no caminho certo”. Ela conta a história de membros de uma ONG que não estavam prestando atenção nisso.

“Estavam contratando pessoas e gastando dinheiro em campanhas de associação, fazendo tudo com base no dinheiro que achavam que tinham, depois de calcular perdas e ganhos”, ela conta. “Eles não perceberam que perdas e ganhos não incluem os pagamentos que eles ainda devem nem o dinheiro que está no banco.” A diretoria da entidade percebeu o problema somente quando passou um cheque sem fundo. Foi preciso demitir funcionários e fazer muita economia.

“Isso poderia ter sido evitado se eles tivessem visto o fluxo de caixa”, diz Judith. “O fluxo de caixa diz a você quanto dinheiro realmente entrou e você pode usar.”

A situação do fluxo de caixa começa com o resultado final das perdas e dos ganhos, a linha que mostra o que você ganhou de verdade. Depois, muitos cálculos são feitos em cima desse número. A renda é reduzida por causa de faturas que foram registradas como lucro, mas que ainda não foram pagas. A desvalorização é descontada, as contas que ainda não foram pagas também são calculadas e muitos outros cálculos são feitos.

10 passos do acompanhamento

Se você definiu uma maneira de acompanhar seu fluxo de caixa, pode se organizar e acompanhar os 10 pontos financeiros da sua empresa. A lista pode variar de tamanho, não se preocupe! Aqui você também pode aproveitar planilhas para acompanhar automaticamente o seguinte:

1. Quais são os seus bens? Sim, sim, sabemos que bens são as coisas que a empresa tem. Saber quais são seus equipamentos, móveis, imóveis e outros pertences é fácil. Mas para ter uma ideia real do valor dos seus negócios, você tem que contar as mudanças no valor desses bens. Muitas empresas pequenas estão em um local que vale mais do que a própria empresa (seria bom ter só problemas assim). Da mesma forma, é bom acompanhar a desvalorização de bens como computadores e móveis de escritório.

2. Quais são os seus custos? Mais uma vez, é fácil. As obrigações são aquilo que você deve. Mas o que você deve não é tão óbvio quanto a conta do aluguel. Existem os impostos sobre os salários dos funcionários, por exemplo. Empréstimos são uma obrigação clara, mas, ao pagá-los, é bom saber quanto do pagamento representa os juros.

3. Quanto custa para produzir o que você vende? Se você compra mercadorias prontas para revender, esse cálculo é fácil. Fica mais difícil se você tiver que calcular todos os fatores que entram na fabricação de um produto, como a mão de obra.

4. Quanto custa para vender o que você vende? Propaganda, mão de obra, armazenamento e despesas gerais. Saber quanto custa para vender o produto é tão útil quanto saber quanto custa para fabricá-lo.

5. Qual é a sua margem de lucro? Isso pode ser calculado dividindo as vendas totais pelo lucro. Se a sua margem de lucro for parecida todos os meses ou estiver aumentando, você está cobrando os preços certos, que refletem o que você gasta para vender ou produzir. Se a margem diminuir, você perceberá rapidamente que deve ajustar seus preços ou custos. No pior dos casos, seu lucro e sua margem de lucro desaparecem completamente. Nesse ponto, você será como os vendedores que perdem dinheiro em todas as vendas, mas acham que vão compensar essa perda se venderem muito. Não faça isso!

6. Qual é o seu índice de dívidas? Esse índice faz com que você saiba quantas coisas na sua empresa na verdade pertencem a outras pessoas. Se esse índice subir, pode ser um mau sinal. Pode ser porque você está expandindo, mas também pode indicar que você perdeu o controle.

7. Qual é o valor das suas contas a receber? Esse é o dinheiro que devem a você. Porque é bom saber isso: se aumentarem as contas a receber, pode ser um aviso de que seus clientes não estão pagando. Ainda mais se a quantidade de contas a receber for aumentando.

8. Quanto tempo leva para você cobrar as contas a receber? Essa é provavelmente a informação mais perturbadora para empresas com pouco dinheiro, pois mostra quantos dias você funciona como um “banco” para as pessoas que devem dinheiro para você. Para calcular, você precisa saber quantas vendas são feitas por dia, em média, e dividir pelo número de contas a receber.

9. Quais são as suas contas a pagar? O lado contrário das contas a receber. Um aumento nas contas a pagar pode simplesmente refletir uma demora maior para pagar as contas ou uma quantidade maior de compras. Mas um aumento não planejado ou sem controle pode ser um alerta de que a força financeira da sua empresa está caindo.

10. O que está acontecendo com o seu estoque? Há momentos em que é bom ter um grande estoque. Se o preço dos itens que você vende ou usa na produção estiverem baixos, faz sentido investir no estoque. Ser capaz de acompanhar seu estoque e o tempo que ele leva para ser vendido pode dizer se seus negócios estão crescendo ou diminuindo. Também diz quanto dinheiro poderia ser usado para outros pagamentos ou investimentos, mas que você gastou para fazer o estoque e agora está parado.

Embora acompanhar esses dez itens e saber como está seu fluxo de caixa seja essencial para sua empresa, não tenha medo de procurar profissionais ou outros serviços para ajudar.

É importante se dedicar a área da sua empresa com a qual você tenha experiência, como conseguir clientes e ampliar a empresa, e contratar outras pessoas para cuidarem das finanças e das questões jurídicas.

Joseph Antony é especialista em finanças e questões tributárias que afetam pequenas empresas.

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Começar um novo negócio exige disciplina, persistência e muito trabalho. Geralmente, nesta etapa inicial o empreendedor está praticamente sozinho ou com poucos parceiros para ajudar na formação da empresa. A gestão financeira de um  novo negócio demanda atenção do novo empresário, mas muitas vezes este é um tema difícil. “Uma boa parte das pessoas não gosta de finanças e o planejamento financeiro mostra a verdade, as dificuldades que o empreendedor enfrentará”, avalia Antonio De Julio, especialista em finanças da MoneyFit. Para De Julio, há uma tendência nos novos empreendedores de pular a fase de planejamento e ir direto para a prática empresarial. “Podemos observar que muitas pessoas ainda hoje não fazem a gestão do próprio dinheiro, isso acaba refletindo na hora de abrir o próprio negócio”, aponta De Julio.

Para o especialista, o planejamento financeiro é essencial para o sucesso de novas empresas. De Julio explica a necessidade do empreendedor ter duas reservas financeiras distintas. “A primeira pode ser chamada de bote salva-vidas pessoal que deverá estar reservada apenas para ser usada caso o negócio dê errado. Essa reserva vai atender as necessidades básicas do empresário, o indicado seria uma reserva que dure 10 meses, ou seja, que cubra todas as suas despesas neste período. Esse planejamento impedirá que a pessoa “quebre” caso tenha que abandonar o seu negócio”, afirma o consultor.

Não basta ter um montante financeiro para necessidades pessoais, é preciso definir estratégias para que a própria empresa tenha uma reserva financeira de um ano no mínimo. “Essa segunda reserva que um empreendedor deve ter e que muitas vezes é esquecida na  hora do planejamento, é  a reserva de fluxo de caixa, que vai manter a empresa funcionando enquanto ela não conseguir lucrar o suficiente para suprir todas as despesas. Essa reserva também deve levar em conta as necessidades de sustento do empreendedor, ou seja, o seu salário”, conta De Julio.

A reserva para o fluxo de caixa deve ser estudada com muita atenção. “Quando você abrir as portas da sua empresa já terá uma série de custos e eles devem ser programados. Os juros mais altos em empréstimos bancários são para cobrir fluxo de caixa, pois o dinheiro será destinado a pagar contas e não aos novos investimentos”, alerta o especialista.

De Julio listou os 7 pecados em finanças de novas empresas, são erros comuns e que novos empreendedores devem evitar:

Ajuda de peso

Mas como conciliar todas as tarefas ao abrir uma empresa? É preciso cuidar do espaço onde estará o negócio, escolha de fornecedores, detalhes legais e contábeis, contratação de funcionários, planejamento de marketing entre outros pontos que exigem a atenção do empreendedor. Para isso existem soluções que auxiliam o empresário nesta árdua tarefa de planejar o seu negócio.

Planilhas de Excel, ferramenta que já faz parte da rotina do empreendedor, podem simplificar tarefas como planejamento financeiro, controle de estoque, fluxo de caixa entre outras. Não é preciso ser expert em Excel para tirar proveito, existem centenas de soluções prontas no portal Grátis e Melhor para download grátis. Conheça abaixo algumas delas.

Para definir sua reserva ‘bote salva-vidas’

Orçamento Pessoal – é preciso definir quanto você gasta mensalmente para calcular sua reserva pessoal. Existem diversos modelos de planilha para controlar seu orçamento, inserindo a renda mensal e os gastos fixos e variáveis. Clique aqui para fazer o download grátis.

Patrimônio líquido – também é importante saber exatamente qual seu patrimônio líquido. Faça download grátis no Grátis e Melhor de uma planilha que o ajudará a fazer este cálculo.

Para começar o seu negócio

Na área RH e Financeiro do portal Grátis e Melhor você encontra soluções para agilizar o dia-a-dia de sua empresa, veja alguns exemplos:

Controle de Estoque – um estoque mal gerenciado pode significar prejuízo tanto com perda de oportunidades quanto com produtos ‘encalhados’

Folha de pagamento – organize os gastos com funcionários para não ter surpresas quando chegar a hora de pagar férias e 13° salários.

Formação de preços – planilha para ajudar o empresário a definir o preço de seu produto.

Calculadora de empréstimos – planilha para calcular gastos com financiamento.

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O tema fluxo de caixa muitas vezes é um tabu entre os pequenos e médios empresários. Mas esse é um fator fundamental para que uma empresa mantenha seus cofres saudáveis e possa planejar de forma eficaz seus pagamentos, compras, vendas e investimentos.

Dois dos maiores equívocos contábeis são, em primeiro lugar, misturar dinheiro da pessoa física com o da empresa. “Com essa confusão, empresários quebram a personalidade jurídica da empresa. Há também um problema sério no planejamento do negócio”, alerta Liliane Seguro, professora da faculdade de Administração da Universidade Mackenzie e especialista em análise de fluxo de caixa para pequenas empresas.

O segundo grande problema é a falta de análise dos dados contábeis das pequenas empresas, há dificuldade de interpretar e análisar estas informações, extraindo material pertinente aos negócios. “Sem informação, não se faz fluxo de caixa correto. A maioria dos pequenos empresários que eu observo não sabe dizer o quanto vende e compra mensalmente”, revela Liliane. De acordo com a professora, saber fazer uma leitura estratégica é fundamental para ajudar os empresários a tomar as decisões corretas.

O ponto inicial na interpretação do fluxo de caixa é a diferenciação do valor em caixa e do resultado da empresa. Ter dinheiro em caixa não quer dizer que a empresa está dando lucro e essa confusão pode prejudicar muitos empresários. De acordo com Liliane, na maioria dos casos, é feita uma análise considerando apenas um desses dados. Entretanto, nesses casos, os resultados obtidos serão insuficientes. “ São informações complementares. Esse é um erro primordial que os empresários cometem”, alerta a especialista.

Segundo a professora, é comum que a análise do resultado da empresa seja baseada apenas com fluxo de caixa. Outro ponto importante é diferenciar despesas fixas de variáveis. Além disso, conhecer as margens de venda e de lucro é fundamental.  “No fluxo de caixa pode-se obter muitos desses dados, basta fazer uma análise profunda”, continua a professora.

Uma dica para começar a analisar o fluxo de caixa e organizar a contabilidade da sua empresa é utilizar uma planilha de dados. De acordo com a professora, a organização é a chave do sucesso nesse processo. “As planilhas são simples. Basta alimentá-las com os dados”, explica.

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