Mesmo em um bom momento da sua empresa, reduzir custos é importante, afinal, menos gastos, mais lucros. Por isso reunimos dicas práticas para o pequeno empresário aplicar em seu negócio. As orientações são do autor do best seller norte-americano Dobre seus lucros, Bob Fifer, e foram selecionadas pelo Blog dos Empreendedores. Claudio de Castro, colunista do blog Sobre Administração, também contribuiu com as dicas deste artigo.
1. Atenção aos fornecedores
Para o autor de Dobre seus lucros, a melhor maneira de começar a diminuir as despesas é negociar na hora das compras, e dimensionar qual o volume que será comprado e estocado. Isso permite mais rapidez de giro e é essencial para manter o caixa equilibrado. Deixar as negociações nas mãos somente dos encarregados das compras é um erro.
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2. É preciso ter um chato, eleja um vilão
O autor afirma que não é possível avaliar gastos sem alguém assumir o papel de ‘chato’. Cabe ao empresário definir quem será: o presidente da empresa, um funcionário escolhido para fazer isso, ou até um consultor especialmente contratado para a função. Essa pessoa fará o trabalho de avaliar minuciosamente o custo de cada operação e cada item comprado, principalmente aqueles com maior volume, e definir limites aos preços cobrados pelos fornecedores.
3. Faça cotações ou organize concorrências
Neste quesito os dois especialistas concordam, é preciso utilizar instrumentos para alcançar o melhor preço. Para Castro, a importância de fazer cotações sempre antes de comprar é muito clara: “por menor que seja a diferença, ela significará dinheiro!”.
Já Fifer indica cotações quando a empresa for os itens que pesam em seu caixa. A estratégia é promover uma concorrência entre os fornecedores pelo menos uma vez por ano. E o pulo do gato: “se você simplesmente disser a cada um deles que está fazendo uma concorrência, o efeito é o mesmo”.
4. Evite reuniões fora da empresa
Reuniões externas demandam um gasto na maior parte das vezes desnecessário. Além disso, afastam funcionários das atividades mais produtivas.
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5. Estude a terceirização
Para Castro a terceirização é uma opção para tudo aquilo que está fora de sua competência. “Sua empresa possui uma competência essencial, ou seja, aquilo que é o real negócio dela, isto você nunca deve ser terceirizado”, destaca.
6. Cobre juros
Seus clientes fazem pagamentos dentro do prazo? Nem sempre, e muitas vezes o prejuízo é arcado por você. “Caso não consiga deixar de financiar seus clientes, então não faça isto de graça, cobre juros. Seu dinheiro não pode ficar em sua organização sem conseguir gerar receita”, explica.
7. Invista em inovação
É preciso avaliar com cuidado qualquer compra em sua empresa. Mas muitas vezes investimentos são confundidos com gastos. Investimentos em inovação e tecnologia ainda sofrem resistência nas pequenas empresas, que muitas vezes não possuem dados precisos para analisar e tomar sua decisão por investir.
Um estudo com pequenas empresas realizado pela IDC, consultoria especializada em tecnologia, aponta que a economia em manutenção de computadores com o novo sistema operacional Windows 7 é de 65% em comparação com o utilizado anteriormente (Windows XP ou Vista). A pesquisa também mostra o aumento da produtividade. Segundo a IDC, o tempo perdido quando um serviço tem uma falha de execução ou quando o usuário reinicia o computador como uma forma de resolver um problema chega a números expressivos. Apenas as reinicializações já somam oito horas por dia, ou aproximadamente 8% do tempo de inatividade da experiência dos usuários durante 1 ano.
Mas elas são só o sexto lugar na lista de problemas de maior impacto que as pequenas e médias empresas enfrentam com sistemas operacionais mais antigos. Questões ainda mais importantes são tempo de inatividade (20% do tempo perdido), o impacto causado por spyware e malware (14,8%), instalação de software e pausas para service desk. A consultoria aponta que a economia resultante com a adoção do Windows 7 é de 43 horas de produtividade adicionais por ano por usuário.
8. Mantenha a informação acessível
Situações como demora para encontrar uma planilha, enviar um orçamento ou responder a um cliente prejudicam sua empresa. Por isso Castro dá a dica: “quanto menor o tempo gasto por seus funcionários para procurar uma informação, maior o tempo dele para fazer outras tarefas e melhorar a produtividade”.
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