Iniciamos uma série de posts sobre como conquistar um novo perfil de cliente com acesso à informação rápida, mídias sociais e novos valores da sociedade, como sustentabilidade. O consumidor 2.0 valoriza o relacionamento com a empresa e está cada vez mais exigente. Para conquistar este novo cliente é preciso conhecer a sua empresa: quais os pontos fortes e fracos, quais as oportunidades e ameaças? Para ajuda-lo neste desafio existe a Análise SWOT, uma ferramenta de análise de cenário utilizada por empresas do mundo inteiro. A simplicidade facilita a aplicação também em pequenos negócios.

Criada por pesquisadores da Universidade de Harvard, a ferramenta tem o objetivo de identificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. O termo SWOT identifica o que será analisado: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Essa matriz ajuda o empresário a identificar as forças e fraquezas da organização, tanto internas quanto externas. A análise busca também quais as ameaças e oportunidades da empresa. Cláudio Henrique Castro Silva dirige um grupo formado por três negócios de pequeno porte, uma prestadora de serviços e duas indústrias. “Em todos os casos utilizamos a matriz SWOT para monitorar o mercado para a possibilidade de novos empreendimentos e para a criação de barreiras que protegem nossas vantagens competitivas”, explica Castro.

Para ele o principal benefício desta ferramenta para a pequena empresa é o tornar parte do cotidiano o exercício da observação dos ambientes, tanto interno quanto externo. “A matriz SWOT possibilita empregar um método para esta analise, sendo assim é possível ao pequeno empresário conseguir informações fundamentais para sua empresa, como por exemplo, quais barreiras seus concorrentes possuem, quais oportunidades aparecem no mercado, entre tantas outras, hoje o ambiente competitivo premia com a vitória as  empresas com maior informação”, explica o empreendedor.

Como identificar cada ponto

Com a ajuda e experiência de Cláudio Henrique definimos abaixo cada um dos pontos a serem identificados:

Ambiente interno

Força: são os fatores que podem influenciar a empresa e considerados um ponto positivo junto ao mercado e em relação à sua concorrência. Por exemplo, se sua empresa possui um excelente setor logístico, isto é uma força.

Fraqueza: são fatores negativos nos quais a empresa possui influência direta. Por exemplo, se sua empresa não possui muita sinergia por conta de problemas e comunicação, este é uma fraqueza. São as desvantagens frente aos seus concorrentes.

Ambiente externo

Oportunidade: são fatores que não possuem a influência da empresa, são externos, mas contam como um ponto positivo em sua atuação e vantagem competitiva. Por exemplo, uma ação governamental que incentive o ramo de atuação de seu negócio.

Ameaça: são fatores fora do controle da empresa e negativos junto ao mercado. Por exemplo, para uma empresa importadora, a alta do dólar pode causar sérios desequilíbrios dos seus custos e preços finais.

SWOT na prática

Mas como realmente aplicar a ferramenta? Com o dia a dia corrido, o pequeno empresário tem dificuldades de analisar detalhes de seu negócio.  A tecnologia é uma aliada neste caso, tanto na identificação dos quatro pontos quanto em sua análise. “Quanto melhor e mais confiável for o sistema de comunicação da empresa, com maior facilidade você pode conseguir os dados tão importantes para esta análise, uma vez que quando mais colaboradores participarem do levantamento de dados, melhor para o resultado final”, avalia Castro.

No primeiro post desta série, falamos sobre o CRM, uma solução que resulta em diversos benefícios para o negócio, como a melhoria da qualidade do serviço prestado, o aumento do nível de satisfação do cliente e do índice de retenção (fidelização) do cliente. Ela também ajuda o empreendedor a conhecer e analisar o comportamento de suas vendas. Clique aqui e saiba mais. Já quando o assunto é comunicação e colaboração entre as áreas da empresa, o serviço BPOS oferece às pequenas empresas a mesma tecnologia utilizada pelas grandes com preço acessível. Saiba mais aqui sobre esta solução.

Existem outras ferramentas que ajudam o empreendedor a aplicar a análise SWOT a sua empresa. “Ferramentas como o Excel permitem à empresa a agrupar e transformar estes dados em informação útil para a análise”, finaliza Castro, que publicou um artigo sobre como fazer a análise SWOT, clique aqui para ter acesso. O portal Grátis e Melhor disponibiliza soluções gratuitas Microsoft para pequenas empresas, basta acessar e fazer o download das planilhas mais adequadas ao seu negócio.

A porcentagem de pequenas e médias empresas que fecham suas portas todos os anos é de 49%, um número assustador. De acordo com especialistas no tema, o primeiro passo para que o seu empreendimento não faça parte dessa porcentagem é montar um plano de negócio para o mesmo.

Esse plano funciona como um guia de instruções da sua empresa, e nele devem constar informações detalhadas a respeito do funcionamento do negócio (a curto e longo prazo), a missão, os objetivos, processo operacional, plano de marketing e plano financeiro.

Essa espécie de manual funcionará como uma importante ferramenta administrativa da sua empresa e, além disso, poderá ajudá-lo na  hora de buscar um financiamento, identificar pontos fortes e fracos do negócio, definir metas, entre outras coisas.

Para ajudá-lo a elaborar esse manual do seu negócio, listamos cinco itens fundamentais que devem nortear o seu trabalho:

1)     Comece listando os pontos fortes e os pontos fracos da empresa, detalhando o conceito geral do negócio sua situação financeira atual, que produtos o negócio oferece ao mercado-e qual o seu diferencial-, o funcionamento da infraestrutura da empresa.

2)      A seção de planejamento estratégico é onde você define os rumos de sua empresa, sua situação atual, suas metas e objetivos de negócio, bem como a descrição da visão e missão de sua empresa. É a base para o desenvolvimento e implantação das demais ações de sua empresa. Defina que estratégias de marketing e venda serão usadas no mercado para criar a necessidade no mercado pelo produto e/ou serviço. Nesse item você não pode deixar de mencionar dados de análise do mercado consumidor, concorrência e principais riscos do negócio.

3)  É importante elaborar um capítulo com uma descrição ampla do seu negócio, histórico e perspectivas, razão social, estrutura organizacional, parcerias, serviços terceirizados etc.

4)      Após isso, faça uma seção detalhando os produtos e serviços da empresa, como são produzidas, pesquisas em desenvolvimento, principais clientes atuais, se detém marca e/ou patente de algum produto etc.

5)      Dando continuidade, redija um plano financeiro contendo em números todas as ações planejadas de sua empresa e as comprovações, através de projeções futuras (quanto precisa de capital, quando e com que propósito), de sucesso do negócio. Deve conter itens como fluxo de caixa com horizonte de três anos, balanço, ponto de equilíbrio, necessidades de investimento, lucratividade prevista, prazo de retorno sobre investimentos etc.