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Organize-se para tornar suas reuniões mais produtivas

Organize-se para tornar suas reuniões mais produtivas

23/07/2012

Por mais que sejam necessárias, as reuniões são sempre temas de discussões em diversas empresas, por muitas vezes se tornarem improdutivas. De acordo com a Velasco Consultoria Organizacional, uma empresa com uma média de 30 executivos que participam de reuniões ineficazes perde cerca de R$ 900 mil por ano. Assim, é preciso se preparar para realizar reuniões de forma direta, inteligente e eficaz.

Todas as empresas precisam ficar de olho em suas reuniões, mas principalmente as de pequeno e médio porte, em que os recursos são escassos e cada minuto do dia de trabalho é precioso. De acordo com Lúcia Velasco, da Velasco Consultoria Organizacional, as empresas ainda pecam neste quesito. “As organizações despendem muito dinheiro por desconhecerem ou não usarem a técnica de condução de reunião”, afirma Lúcia.

As reuniões são importantes e devem fazer parte da organização da empresa, já que, se utilizadas de forma correta, favorecem a comunicação, o alinhamento entre os profissionais, a tomada de decisões solução de problemas e, se bem conduzidas, envolvem pessoas chave no processo, trazendo como a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. Porém, o segredo de uma reunião focada é o planejamento. Chegar ao encontro com tópicos já marcados anteriormente é uma ótima dica. “A falta de planejamento somado à falta de habilidade dos participantes são os principais fatores que levam à uma reunião improdutiva”, conta Lúcia.

Apesar de ser pouco comum, faz parte da conduta do colaborador questionar sobre qual assunto será tratado e qual o papel dele na reunião. Segundo Lúcia, essa postura do é uma grande ajuda para seu superior, pois ajuda na análise da participação de quem deve realmente participar de uma reunião ou não.

Outra dica que a consultora dá é na escolha de quem conduzirá a reunião. “O ideal é que seja conduzida por alguém capaz de focar os assuntos”, lembra Lúcia. Uma alternativa para evitar o desperdício de tempo são as reuniões conhecidas como stand up meetings, realizadas somente para assuntos mais rápidos e informativos.

Além disso, existem outros artifícios que podem ajudar a resolver a situação, como telefones, celulares, e-mails, etc. Se nenhum destes adventos solucionarem seu caso, opte pela reunião, mas sempre deixando claro os objetivos esperados, seguindo o  planejamento e convidando pessoas para a reunião que realmente vão agregar valor ao encontro. Desta forma, você não perderá o foco do encontro e conseguirá tirar melhor proveito de seus colaboradores.

As ferramentas certas ajudam a otimizar seu trabalho e seu tempo. Planeje-se com um checklist especialmente feito para organizar suas tarefas. Conheça as utilidades do Excel 2010, esse pode ser os detalhe essencial que faltava para sua empresa decolar.

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